Bạn đang xem: Những Best regards là gì? Viết lời kết email như thế nào là “hợp tình, hợp lý” nhất! Tại DongnaiArt

Làm việc trong thời kỳ hội nhập quả thật vừa là cơ hội vừa là thách thức cho các bạn trẻ hiện nay. Cơ hội chính là các bạn được thử sức mình trong một môi trường năng động, cạnh tranh, các bạn có nhiều chọn lựa việc làm hơn với những mức lương hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, bên cạnh đó thách thức cũng là rất nhiều, đặc biệt là rào cản ngôn ngữ trong quá trình làm việc. Nếu công ty bạn là công ty vốn đầu tư nước ngoài hoặc có đối tác, khách hàng nước ngoài, bạn sẽ phải thường xuyên làm việc với các loại tài liệu, hóa đơn, email tiếng Anh. Các bạn mới làm quen với việc viết email cho khách hàng thường có chung một thắc mắc đó là: tại sao ở cuối email thường có cụm từ “Best regards” hoặc “Thanks and Best regards” hoặc “Best rgds”. Vậy nó có ý nghĩa gì và tại sao lại dùng nó để kết thúc một email.

Xem thêm: Developer là gì?

Best regards có nghĩa là gì?

Trong tiếng Anh, best regards có nghĩa là trân trọng, trân trọng nhất, hoặc những lời chúc tốt đẹp nhất. Best regards được sử dụng như một lời chúc từ biệt ở cuối những lá thư. Nó không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn mang một ý nghĩa tình cảm dành cho người nhận bức thư. Trước đây, best regards thường dùng trong mối quan hệ bạn bè hoặc gia đình, nhưng sau này nó còn được dùng rộng rãi trong cả mối quan hệ kinh doanh và các mối quan hệ khác.

Sử dụng best regards khi nào?

• Khi gửi email cho khách hàng.
• Khi bạn tham gia cuộc trò chuyện với đối tác, khách hàng tiềm năng để thể hiện thái độ, chân thành, cảm ơn.
• Khi liên hệ với đồng nghiệp trong công ty.
• Ứng viên viết thư email gửi đến nhà tuyển dụng
• Trao đổi thông tin với đối tác
• Trao đổi thông tin giữa những thành viên trong công ty đã làm việc cùng họ trong hơn 3 tháng.
• Lời cảm ơn trân thành gửi đến khách hàng
• Hồi đáp để trả lời thắc mắc của khách hàng
• Lời nhờ cậy giúp đỡ
• …

Trong thời đại công nghệ số, hầu như mọi người đều sử dụng email thay cho thư từ vì tính nhanh chóng và tiện ích của nó, đặc biệt là trong trao đổi công việc, kinh doanh. Cho dù vậy cụm từ “Best regards” vẫn được sử dụng tương đối phổ biến để kết thúc một email cùng với một số từ khác như: Yours sincerely; sincerely; thanks; best wishes…

Xem Thêm : TUYỆT CHIÊU tìm thầu xây dựng, Công ty Xây dựng, Xây nhà hay nhất

Trên đây chỉ là một vài tình huống để các bạn tham khảo, nhưng các bạn vẫn cần dựa vào ngữ cảnh sử dụng của người gửi cho bạn trước vì biết đâu đối tác của bạn lại tỏ ra thân thiết với bạn ngay từ những tháng đầu tiên, rồi những khách hàng dù đã làm việc với bạn trên 1 năm nhưng vẫn kết thúc thư một cách cứng nhắc mà không tỏ vẻ thân thiết thì các bạn cũng không nên dùng regards hay best regards nhé.

Kind regards là gì?

Cũng tương tự best regards Kind regards là khi người sử dụng muốn thể hiện được sự tôn trọng. Hay một cách dễ hiểu nhất thì người viết sẽ sử dụng Kind regards khi họ không nên tỏ ra quá thân thiết với người nhận, cần phải nghiêm túc hơn, Kind regards được sử dụng nhiều cho người chưa gặp, hoặc mới gặp 1 lần đầu

Sử dụng Kind regards khi nào là hợp lý?

• Tiếp cận khách hàng tìm năng mà chưa từng nói chuyện hay gặp mặt qua.
• Giai đoạn đầu trong quá trình tiếp cận khách hàng.
• Khi gửi email cho một giám đốc điều hành tại bất kỳ công ty, bất cứ lúc nào.
• Khi giới thiệu bản thân với một người quen hoặc bạn bè.
• Người nhận thư là đồng nghiệp mới gặp.
• Người nhận thư là sếp khó tính.
• Người nhận thư là đối tác mới tiếp xúc, làm việc dưới 3 tháng của công ty.

Best regards được dùng trong trường hợp nào?

Việc sử dụng regards hoặc best regards để kết thúc một email cho thấy rằng bạn có sự tôn trọng đối với người nhận, nhưng không nhất thiết là bạn phải có mối quan hệ thân thiết với họ. Nó thường được sử dụng để viết email cho những người thường xuyên làm việc với bạn vì regards ít trang trọng hơn từ sincerely. Vì vậy nếu email có tính chất công việc nghiêm túc và gửi cho những người không thường xuyên liên lạc bạn có thể sử dụng từ “sincerely” có nghĩa là “chân thành”. Sincerely cũng là một sự lựa chọn hoàn hảo để kết thúc một bức thư xin việc hoặc một email xin việc.

Một email mang tính chất thông thường sẽ thích hợp để dùng từ regards hay best regards. Tuy nhiên nếu gửi cho ai đó có quan hệ quá gần gũi thì bạn có thể không cần dùng đến những từ kể trên để tránh hình thức hóa email.

Xem thêm: Pt là gì?

Xem Thêm : Chèn bảng tính Excel vào Word, chèn File Excel vào file Word

Viết tắt của Best regards là gì?

Viết tắt của Best regards là BRG hoặc best rgds, nếu bạn dùng regards để kết thúc email thì có thể viết là rgds. Tuy nhiên, từ viết tắt của best regards trong email công việc không được khuyến khích sử dụng vì nó sẽ làm mất tính hình thức và trang trọng của email. Vốn dĩ, best regards thể hiện sự trân trọng nên tốt nhất bạn nên ghi đầy đủ để truyền đạt hết ý nghĩa của nó.

Kết thúc email như thế nào được cho là hoàn hảo nhất?

Phần kết của một email công việc cũng rất quan trọng khi bạn muốn duy trì ấn tượng tốt với khách hàng hoặc đối tác. Sử dụng phần kết phù hợp sẽ làm người đọc có những cảm xúc tích cực, và hơn thế nữa bạn sẽ được đánh giá là một người cầu thị và chuyên nghiệp khi chăm chút kỹ lưỡng cho tất cả chi tiết của một email.

Quan trọng nhất là bạn phải tìm được một cụm từ thể hiện được sự tôn trọng, chuyên nghiệp và phù hợp với nội dung email.

Hầu hết các cụm từ kết thúc email công việc thường được cài đặt mặc định để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, các bạn nên thay đổi cách kết thúc sao cho phù hợp với ngữ cảnh và mối quan hệ của bạn với người đọc.

• Nếu bạn viết cho một người nào đó mà bạn chưa từng quen biết hoặc lần đầu tiên liên hệ ví dụ như: gửi thư xin việc đến nhà tuyển dụng, email giới thiệu sản phẩm đến khách hàng… bạn nên dùng cụm từ trang trọng, lịch sự.
• Nếu bạn gửi email cho đồng nghiệp, đối tác kinh doanh thường xuyên làm việc hoặc những người khác mà bạn biết rõ bạn có thể kết thúc email một cách gần gũi, ít trang trọng hơn.
• Nếu bạn viết thư cho bạn bè, người thân trong gia đình thì nên kết thúc email một cách ấm áp, gần gũi.

Xem thêm: Promotion là gì?

Sau đây là cách bạn kết thúc một email liên quan đến kinh doanh và công việc:

• Sincerely, Regards, Yours truly, and Yours sincerely: Đây là những cách kết thư đơn giản và hữu ích nhất để sử dụng trong môi trường kinh doanh. Đây là những cụm từ phù hợp trong hầu hết các trường hợp và là một cách tuyệt vời để kết thúc thư xin việc hoặc một cuộc thăm dò, điều tra.
• Best regards, Cordially, and Yours respectfully: Cách kết thúc email này đáp ứng nhu cầu về một mối quan hệ cá nhân. Chúng thích hợp một khi bạn có chút quen biết về người mà bạn muốn gửi email. Bạn có thể đã trao đổi qua email một vài lần, có một cuộc phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại hoặc gặp nhau tại một sự kiện trước đó.
• Warm regards, Best wishes, With appreciation: Những cách kết thúc email này cũng phù hợp một khi bạn có quen biết hoặc có mối quan hệ với người mà bạn đang viết. Đây là một cách viết trang trọng và có phần hơi “sến sẩm”, tuy nhiên nó là một lựa chọn an toàn. Bởi vì, người đọc có thể dựa vào nội dung bức thư để quyết định có nên tiếp tục mối quan hệ kinh doanh trước đó hay không, hay là kết thúc mối quan hệ sau khi đọc email này. Chỉ sử dụng những cụm từ này nếu bạn thấy nó thực sự cần thiết và có ý nghĩa trong trường hợp của bạn.

Kỹ năng kết thúc email tưởng chừng như rất đơn giản nhưng lại góp phần tạo nên sự hoàn hảo và chuyên nghiệp cho một email trong công việc phải không. Hy vọng những kiến thức cơ bản trên sẽ giúp các bạn tạo được ấn tượng tốt với bạn bè, đồng nghiệp và đối tác trong quá trình trao đổi bằng email nhé!