Bạn đang xem: Nhiệm vụ, chức năng, vai trò của Trợ lý giám đốc Tại DongnaiArt

Trợ lý giám đốc là cánh tay đắc lực cho sếp? Cụ thể công việc của họ là gì, nhiệm vụ chức năng ra sao, chuẩn bị những kỹ năng gì để trợ thành một trợ lý cừ khôi?,…. hãy tìm cùng Ms Uptalent hiểu thông tin được tổng hợp từ các chuyên gia HRchannels nhé!

Trợ lý giám đốc tiếng anh là Assistant Manager/ General Manager Asst, vị trí này làm việc phụ giúp công việc cho Giám đốc, đòi hỏi phải có kiến thức và các kỹ năng chuyên nghiệp, khả năng am hiểu rộng, nhạy bén, có thể làm việc multi tasks,….. . Bài viết này, HRchannels sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin sau: MỤC LỤC 1. Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc 2. Chức năng của Assitant Director 3. Vai trò quan trọng của vị trí Trợ lý Giám đốc 4. Một số mẫu mô tả công Việc điển hình của Trợ lý Giám đốc 5. Trợ lý cần Chuẩn bị những kỹ năng cừ khôi gì? 6. Việc làm Trợ lý Giám đốc

1. Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc

Nếu như trước đây, Trợ lý thường được biết đến là công việc nhẹ nhàng, đơn giản như xử lý sổ sách, lên lịch, sắp xếp cuộc hẹn, cuộc họp cho Giám đốc thì ngày nay, nghề này yêu cầu tính chất khó hơn nhiều, bắt buộc Trợ lý phải nắm bắt được tốc độ phát triển của xã hội đối với vị trí này, đáp ứng được những tiêu chuẩn nhất định.

– Thực hiện công việc hỗ trợ CEO, giám sát, quản lý theo yêu cầu của Giám đốc.

– Ghi nhận, triển khai các chỉ đạo từ cấp trên.

– Trợ lý giám đốc xác định mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch hoạt động cho phòng ban. Ngoài ra báo cáo với Giám đốc điều hành CEO để điều phối, giám sát hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

– Lập báo cáo theo định kỳ cho Giám đốc/phòng ban khác.

– Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu công việc của công ty, các công tác liên quan đến nhân sự, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách này.

– Thay mặt Giám đốc đưa ra các quyết định khi cần thiết, giám sát tiến độ công việc.

>>> Xem thêm: Toàn bộ thông tin về tuyển dụng Trợ lý Giám đốc

2. Chức năng của Trợ lý giám đốc

Tùy vào lĩnh vực của doanh nghiệp, chuyên môn của Giám đốc mà chức năng của Assitant Director có thể thay đổi từ việc quản lý việc hành chính đơn giản đến điều phối, phân bổ, tổ chức công việc cho đối tượng trợ lý, nhưng nhìn chung đều có chức năng hỗ trợ công việc hàng của Giám đốc.

Bên cạnh đó, Trợ lý giám đốc còn phải cung cấp đầy đủ thông tin cho Giám đốc bao gồm: Hoạt động các phòng ban, nghiên cứu khách hàng, tìm hiểu đối tác, lập báo cáo để giúp giám đốc hiểu rõ tình hình hoạt động của công ty.

Chức năng quản lý uy tín và danh tiếng của Giám đốc điều hành CEO. Một Trợ lý giỏi là phải biết khắc phục điểm yếu trong công tác của CEO để giúp họ cải thiện được vấn đề.

Lập kế hoạch, Trợ lý khác với Thư ký, họ sử dụng chuyên môn để giúp việc cho giám đốc, tham mưu, tư vấn cho cấp trên đưa ra những kế hoạch, chiến lược đúng đắn.

Chức năng tổ chức là điều có thể thấy rõ của người đảm nhận vai trò Trợ lý, giúp Giám đốc sắp xếp hiệu quả thời gian, không gian, tạo lịch làm việc khoa học, chuyên nghiệp. Hơn thế nữa, một Assistant Manager còn phối hợp với các phòng ban khác, đồng nghiệp trong nhóm để thực hiện tốt mục tiêu đề ra, cấp trên giao phó. Được ủy quyền từ Giám đốc, Trợ lý cũng có khả năng chỉ huy, lãnh đạo trong trường hợp cần thiết, thay mặt Giám đốc cho ra một số quyết định phù hợp. Cuối cùng là chức năng kiểm soát, thay mặt sếp, Trợ lý cũng tiến hành theo dõi, giám sát công việc để đạt được chất lượng cao nhất.

>>> Xem thêm: Top 8 câu hỏi tuyển dụng trợ lý tổng giám đốc thông dụng nhất

3. Vai trò của Trợ lý giám đốc

Là vị trí thuộc bộ phận Quản lý nhân sự hành chính, đây cũng là một nhân sự cấp cao trong bộ máy tổ chức, bao quát toàn bộ công việc của đơn vị. Có thể nói họ đóng góp công sức không nhỏ giúp Giám đốc hoàn thành tốt công việc của mình.

Nhắc đến thành công của doanh nghiệp người ta thường chỉ nghĩ đến Giám đốc điều hành, ban giám đốc mà ít ai nhận ra đóng góp không nhỏ của các Trợ lý, người luôn bên cạnh các nhà lãnh đạo. Nếu CEO là tướng quân thì Trợ lý chính là quân sư không thể thiếu, họ tiếp nhận những kế hoạch từ CEO, cố vấn, thâm mưu và thực hiện chúng hiệu quả.

Công việc Trợ lý giám đốc đem lại nhiều điều bài học kinh nghiệm vô giá, đây cũng là con đường trở thành giám đốc nhanh nhất. Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp bạn định hướng được nghề nghiệp tương lai của mình, hiểu được nhiệm vụ, chức năng và vai trò cần đảm nhận ở vị trí này.

>>Xem thêm: Mẫu mô tả công việc trợ lý giám đốc

4. Một số mẫu mô tả công Việc điển hình của Trợ lý Giám đốc

Mẫu mô công việc trợ lý giám đốc vận hành

I. Mô tả công việc

• Theo dõi các số liệu báo cáo tài chính của phòng vận hành, hỗ trợ giám đốc lấy và phân tích số liệu khi có yêu cầu

• Hỗ trợ phòng vận hành và đảm bảo các bộ phận thực hiện trơn tru nhiệm vụ của mình

• Tham gia lên ý tưởng và xây dựng các chương trình, kế hoạch hoạt động của công ty

• Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, bộ phận khác để hoàn thành công việc được giao

• Xem Thêm : Top 10 website uy tín dành cho các Freelancer

  Tiếp nhận, review hồ sơ, tài liệu từ các phòng/ bộ phận, các bên có liên quan và trình giám đốc phê duyệt

• Truyền đạt thông tin của GDVH với các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan và tiếp nhận thông tin phản hồi

• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung

• Dịch và soạn thảo các tài liệu, văn bản bằng Tiếng anh, Tiếng Việt theo yêu cầu

• Hỗ trợ phòng hành chính nhân sự trong việc thực hiện các chỉ thị của giám đốc

• Các công việc khác theo sự phân công điều động của giám đốc

II. Yêu cầu công việc

• Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt,

• Có kỹ năng viết báo cáo; tổng hợp thông tin

• Có kỹ năng phân tích, đọc hiểu báo cáo tài chính

• Có tinh thần trách nhiệm

• Có khả năng làm việc dưới áp lực cao

• Có khả năng hoạch định, tổ chức công việc cá nhân

• Kỹ năng giao tiếp tốt, giỏi Tiếng Anh là một lợi thế

• Có kỹ năng tin học văn phòng

Mẫu mô công việc trợ lý giám đốc thương hiệu

I. Mô tả công việc

• Hỗ trợ Giám đốc thương hiệu trong việc triển khai các hoạt động marketing cho sản phẩm, dịch vụ của công ty

• Nghiên cứu thị trường và thương hiệu của công ty

• Tổng hợp và phân tích dữ liệu bán hàng, đối thủ, thông tin tổng quan về thị trường

• Hỗ trợ lên ý tưởng sáng tạo, xây dựng kế hoạch và triển khai các chiến dịch marketing

• Phối hợp với phòng sale để triển khai các hoạt động marketing, trade marketing cho điểm bán, nhà phân phối.

• Phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện việc phát triển sản phẩm mới, triển khai các chiến dịch của marketing

• Theo dõi giám sát việc triển khai của các bộ phận liên quan hoặc agency đánh giá hiệu quả và đề xuất giải pháp kịp thời.

• Các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.

II. Yêu cầu công việc

• Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

• Am hiểu thị trường, có kinh nghiệm về sản phẩm, dịch vụ của công ty là một lợi thế

• Có kiến thức trong việc thu thập thông tin thị trường, đối thủ cạnh tranh, thị hiếu khách hàng

• Có kiến thức bài bản về Marketing, Branding và có kinh nghiệm lên kế hoạch, triển khai Marketing cho doanh nghiệp

• Xem Thêm : hồ sơ năng lực nhà thầu

  Chủ động nắm bắt những xu hướng marketing mới nhất và biết cách áp dụng

5. Trợ lý cần Chuẩn bị những kỹ năng cừ khôi gì?

Để trở thành mộ trợ lý cừ khôi, bạn cần chuẩn bị 9 yếu tố cần thiết để trở thành Trợ lý giám đốc mà bất cứ một Giám đốc, CEO nào cũng phải hài lòng, tin tưởng, gồm:

5.1. Ngoại hình

Tùy vào yêu cầu của mỗi Giám đốc nhưng mặt bằng chung của người làm trợ lý là diện mạo ưa nhìn, sáng sủa, gọn gàng. Điều này là cần thiết vì họ thay giám đốc xử lý nhiều vấn đề, gặp đối tác,… Bạn có thể thấy hầu hết các Trợ lý đều có ngoại hình khá trở lên, không nhất thiết phải xuất sắc, xinh đẹp như hoa hậu nhưng tiêu chí tuyển chọn chuyên nghiệp sẽ là chiều cao hơn 1m6, gương mặt sáng, thân hình cân đối, tác phong nhanh nhẹn, trang phục gọn gàng.

5.2. Khả năng thích nghi

Trợ lý phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau, cái gì cũng phải biết để hỗ trợ tốt cho Giám đốc của mình, công việc của Trợ lý giám đốc là làm việc cạnh CEO, phải thường xuyên đối mặt với các vấn đề mà người lãnh đạo đó gặp phải. Bên cạnh đó, Trợ lý cũng tham gia vào hoạt động nội bộ liên quan đến các bộ phận khác, xử lý những tình huống phát sinh.

Với tính chất công việc như vậy thì Trợ lý phải có khả năng ứng biến linh hoạt, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi đó, nhằm đưa ra kế hoạch giải quyết kịp thời. Nếu không có kỹ năng quan trọng này thì một Trợ lý sẽ khó gắn bó lâu dài được với nghề, dễ bị ‘đè bẹp’ bởi hàng loạt áp lực, thách thức trong công việc và từ cấp trên của mình.

Vai trò một người hỗ trợ Giám đốc, Trợ lý trước hết phải rèn luyện tâm lý vững vàng, sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, nỗ lực học tập không ngừng, trau dồi kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng làm việc.

5.3. Khả năng tổ chức

Đây cũng là một đòi hỏi quan trọng đối với Trợ lý giám đốc, là tiêu chuẩn đánh giá Trợ lý có làm việc hiệu quả hay không. Tổ chức về mặt không gian, có nghĩa là sắp xếp văn phòng làm việc của CEO bố trí ngăn nắp, khoa học, tài liệu được để một cách gọn gàng, dễ tìm kiếm, có óc tư duy và đánh giá xem đâu là tài liệu cần phê duyệt sớm, cái gì cần thiết hơn,…. giúp Giám đốc làm tốt vai trò của mình.

Ngoài ra, Trợ lý còn phải biết phân chia thời gian cho các công việc theo thứ tự ưu tiên, công việc nào cần xử lý trước nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian, tiến độ, chất lượng. Tổ chức thời gian ở đây còn là việc giúp Giám đốc lên lịch các công việc, cuộc hẹn để tránh thiếu sót và trùng lặp.

>>> Xem thêm: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả nhất

5.4. Chủ động dự đoán nhu cầu

Chủ động dự đoán ở đây chính là tinh tế và chu đáo, sở dĩ như vậy là vì Trợ lý giám đốc không chỉ giúp người lãnh đạo về công việc mà còn phải hiểu được những điều Giám đốc muốn, phong cách làm việc của sếp như thế nào. Khi hiểu được và đáp ứng được nhu cầu của Giám đốc thì sẽ khiến sếp hài lòng hơn. Từ việc nhỏ nhặt cũng sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt trong mắt cấp trên cũng như mọi người ở công ty.

Ví dụ: Sếp của bạn có cuộc họp muộn với phòng ban phải làm tăng ca thì bạn nên chủ động gọi chút đồ ăn hoặc thức uống về văn phòng để mời mọi người. Như vậy sẽ vừa cho thấy sự tinh tế, chu đáo của bạn vừa hỗ trợ mọi người đỡ mệt mỏi.

5.5. Khả năng làm việc độc lập

Giám đốc nào cũng mong muốn Trợ lý của mình chủ động và có thể làm việc độc lập, ý thức tự giác cao, có trách nhiệm. Nhiều khi, Trợ lý sẽ phải thay mặt giám đốc thực hiện một số công việc như giao dịch, đàm phán với đối tác nên đòi hỏi người này phải có khả năng tính toán, phân tích tốt.

Để xử lý hiệu quả các tình huống, phản ứng nhanh và không bị rối thì hãy để ý cách làm việc của sếp, học hỏi từ người lãnh đạo của mình. Điều này rất bổ ích để bạn có thể ‘chống đỡ’ được các vấn đề một mình.

5.6. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng với bất cứ ai, là một Trợ lý thì lại càng cần thiết hơn nữa. Giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với mọi người, đối tác, khách hàng, đồng nghiệp, thay sếp truyền đạt được ý tưởng, kế hoạch cho người khác.

Kỹ năng giao tiếp không chỉ dừng lại ở mức ăn nói dễ nghe, rõ ràng, lưu loát mà còn thể hiện qua khả năng lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt được tâm lý người khác, khả năng thuyết phục. Ở trong môi trường tiếp xúc với nhiều văn hóa, người nước ngoài thì Trợ lý lại cần có sự am hiểu riêng.

5.7. Hiểu biết về kinh doanh

Để hiểu biết chuyên sâu như giám đốc thì không dễ nhưng Trợ lý cũng phải có kiến thức tốt về lĩnh vực kinh doanh. Các vị trí Giám đốc đều phải giỏi chuyên ngành của mình lẫn mảng kinh doanh, do đó, Trợ lý cũng phải học hỏi, bổ sung kiến thức cho mình để có thể góp ý, tham mưu cho sếp. Ngoài kinh doanh thì, Trợ lý giám đốc cũng cần có lượng kiến thức sâu rộng trong ngành, đối thủ cạnh tranh, xu hướng phát triển, khách hàng của công ty,…. Việc thiếu kiến thức sẽ dễ dẫn đến sai lầm nên Trợ lý cần hết sức lưu ý.

5.8. Kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ thuật

Thành thạo tin học văn phòng cùng nhiều phần mềm khác hỗ trợ công việc rất cần thiết để trở thành Trợ lý giỏi. Trợ lý giám đốc mà đánh máy chậm, không biết sử dụng máy in hay thiết bị văn phòng khác rất ảnh hưởng đến công việc của sếp. Do đó, người Trợ lý cần sử dụng thuần thục những yêu cầu cơ bản đó, đồng thời phải tiên phong trong việc dùng phần mềm công nghệ, hỗ trợ tối đa công việc, am hiểu để có thể hướng dẫn cho Giám đốc, đồng nghiệp.

5.9. Khả năng làm việc nhóm

Bất cứ vị trí nào cũng cần có khả năng làm việc nhóm, chỉ như vậy mới có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Trợ lý giám đốc càng phải là người chủ động trong việc tạo ra sự thân thiện, môi trường làm việc vui vẻ giữa mọi người trong nhóm, thực hiện tốt công tác truyền tải thông tin, ý kiến của sếp, trao đổi với đồng nghiệp.

6. Việc làm của Trợ lý giám đốc

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm Trợ lý giám đốc thì hãy để công ty tuyển dụng nhân sự cấp cao của HRChannels chúng tôi hỗ trợ, chắc chắn bạn sẽ hài lòng.

Chi tiết liên hệ:

Website: Headunter Vietnam – HRchannels

Hanoi Office 1: Floor 10, CIT Building, 15 Duy Tan str, Cau Giay, Hanoi

Hanoi Office 2: B1 Villa – Vinhomes Botanica, Ham Nghi str, Nam Tu Liem, Hanoi

Hai Phong Office: 108 Lach Tray Str, Ngo Quyen, Hai Phong

HCM Office: Floor 9, Vietcomreal Building, 68 Nguyen Hue Str, District 1, HCMC

Office Number: 84 24 32262768/ 84 24 37558453| Hotline: 08 3636 1080 |

Nguồn ảnh: internet