Bạn đang xem: Nghề thư ký: Áp lực trở thành người hoàn hảo Tại DongnaiArt

Mặc dù không có trường đại học nào dành riêng cho việc đào tạo trợ lý và thư ký, nhưng nhu cầu về nhân tài trong ngành này cũng rất cao. Để được xem là “trợ thủ đắc lực” cho lãnh đạo, cô thư ký không chỉ phải là một cô gái chân dài mà còn phải hiểu biết, năng nổ và chỉn chu.

Công việc “chưa qua đào tạo”

Thư ký là người thân cận nhất với lãnh đạo trong công ty, tổ chức hoặc nhóm nội bộ. Đồng thời, thu nhập trong nghề này luôn ở mức “đáng ngưỡng mộ” đối với những sinh viên trẻ mới ra trường.

Thu nhập khởi điểm cho một thư ký mới vào nghề hiện nay là từ 5 triệu đến 7 triệu đồng. Ở một số công ty, thư ký và trợ lý giám đốc được hiểu là tương đương nên trợ lý giám đốc mặc nhiên được đưa vào cơ chế hội đồng quản trị, ngoài lương hàng tháng, các phúc lợi khác như bảo hiểm, y tế, nghỉ phép, thưởng hàng tháng cũng cao. Do đó, có thể xác định thu nhập của một thư ký có thẩm quyền không dưới 10 triệu mỗi tháng. Ngoài ra, mức thu nhập này tăng dần theo thâm niên.

Ngoài những lợi ích rõ ràng nhất về thu nhập, thư ký là một nghề hứa hẹn nhiều mối quan hệ thú vị. Thông thường, thư ký / trợ lý giám đốc là người thay mặt giám đốc giao tiếp và tiếp các khách hàng quan trọng, tham dự các cuộc hội thảo, chiêu đãi trong các khách sạn lớn. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ngoại thương hay hợp tác với nước ngoài, việc có cơ hội ra nước ngoài là “cánh tay phải” của lãnh đạo không phải là hiếm.

Xem Thêm : Kỹ thuật viết tay trái cần phải tập luyện như thế nào?

Nghề thư ký không được đào tạo như một nghề vì nó đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và ý thức thông thường. Yêu cầu đối với từng vị trí thư ký khác nhau tùy theo hoàn cảnh cụ thể của từng công ty. Ví dụ như thư ký công ty xuất nhập khẩu phải am hiểu thủ tục xuất nhập khẩu và hiểu luật thương mại để đảm bảo không mắc sai sót khi ký kết hợp đồng – tránh tổn thất dù là nhỏ nhất cho công ty. Thư ký của tổ chức nước ngoài phải có kinh nghiệm về thủ tục ngoại giao, quy trình làm việc và tiếp nhận hồ sơ theo tiêu chuẩn quốc tế.

Với yêu cầu công việc rất đa dạng, thư ký có cơ hội học hỏi và nâng cao trong nhiều lĩnh vực. Thậm chí, sau một thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, nhiều người thành lập công ty riêng chỉ vì “học nghề lương cao” ở các vị trí trợ lý / thư ký.

Phấn đấu cho “hoàn hảo”

Bên cạnh những lợi ích trước mắt, nghề thư ký cũng là một nghề đòi hỏi nhiều công sức và áp lực. Thứ nhất, vì đây là vị trí cấp cao trong công ty / tổ chức nên công việc căng thẳng. Khối lượng công việc của nghề này thực sự rất lớn, từ những việc nội bộ như quản lý nhân sự, tổ chức các hoạt động của công ty đến những việc bên ngoài như xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, quản lý các thủ tục, tài liệu hoạt động kinh doanh.

Với khối lượng công việc lớn như vậy, khả năng mắc sai sót không phải là hiếm – đặc biệt là đối với những sinh viên mới ra trường chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm sống. Nhưng một khi đã đặt vào vị trí lãnh đạo, thư ký phải trở thành tiêu chuẩn được nhìn nhận bởi những người còn lại trong công ty để họ có thể thuyết phục và hoàn thành trách nhiệm của một tay. Phải là một nhà lãnh đạo.

nguyen ngoc – phó giám đốc một công ty dược – cho biết: “Hầu hết nhân viên của công ty đều đã đủ tuổi là cô bác, chú bác của tôi, nhưng ở vị trí phó giám đốc, tôi là người quản lý mọi thứ. Tuổi. và kinh nghiệm làm việc căng thẳng, nhiều khi tôi nói không ai nghe vì trong mắt họ tôi vẫn còn ‘non nớt’. “

Vì tuổi còn trẻ nên mọi công việc cô làm đều được toàn bộ nhân viên trong công ty xem xét kỹ lưỡng. Khó khăn nhất của một trung úy là đối phó với những người trong công ty.

Như đã đề cập trước đó, nghề thư ký đòi hỏi kiến ​​thức rộng và sinh viên thường chỉ được đào tạo một nghề, vì vậy để thành thạo công việc ngay lập tức là một thách thức lớn.

Xem Thêm : Mẫu Đơn xin nghỉ thai sản mới nhất 2021

Kim ngan – Cử nhân ngành hàng trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội – được tuyển dụng vào vị trí trợ lý giám đốc một công ty xuất nhập khẩu, nơi cô đã dành nửa năm làm việc và học thêm kỹ năng xuất nhập khẩu vào buổi tối. Yêu cầu công việc đối với các ngân hàng là ngoại ngữ thành thạo, vì hầu hết các công ty đều làm việc với các đối tác nước ngoài, nhưng xa hơn nữa, cần phải có chuyên môn để đảm bảo hoạt động kinh doanh.

Vì vậy, áp lực về sự “hoàn hảo” khiến ngan nhiều lần muốn bỏ cuộc: “Tôi vừa tốt nghiệp đại học, mới bước chân vào vị trí công việc với áp lực rất lớn. Tháng đầu tiên tôi luôn cảm thấy công việc không đủ”.

Nghề nghiệp đang hoạt động

Không chỉ có những yêu cầu khắt khe về kiến ​​thức chuyên môn mà thư ký còn phải có kỹ năng giao tiếp tốt, ăn nói nhanh nhẹn, linh hoạt. Kinh nghiệm xương máu của Honeysuckle từ ngày đầu tiên đi làm chính là “lời nói” trong giao tiếp kinh doanh.

Trong trường hợp không có thỏa thuận về giá cho khách hàng mới, thông tin liên lạc qua email phải sử dụng ngôn ngữ nhất quán. Có một địa chỉ mềm, thân thiện trong khi tiếp tục phát triển mối quan hệ với các khách hàng trung thành. Do chưa có kinh nghiệm tiếp xúc với từng khách hàng trong những ngày đầu tiên, ngan đã khiến công việc trở nên phức tạp hơn trước những yêu cầu “trên trời” của những khách hàng khó tính.

Hiện tại không có trường đại học chính thức nào chuyên về “Trợ lý / Thư ký”, vì vậy có rất nhiều ứng viên cho vị trí này. Hầu hết các công ty đều có yêu cầu về ngoại ngữ, vì vậy sinh viên mới tốt nghiệp có cơ hội lớn để theo học chuyên ngành ngoại ngữ.

Ngoài ra, thư ký cũng yêu cầu hệ thống giáo dục phổ thông, vì vậy tùy theo ngành nghề, trình độ cử nhân được nhận vào cũng khác nhau. Ví dụ, sinh viên chuyên ngành kinh tế, ngoại thương là sự lựa chọn hàng đầu cho các công ty nước ngoài hoặc các công ty hợp tác ở nước ngoài. Sinh viên Khối Xã hội phù hợp với các tổ chức phi chính phủ và các dự án.

Là một nghề nghiệp bình thường nên yêu cầu đối với nghề này cũng vô cùng đa dạng, nhưng nhìn chung, yêu cầu chính đối với một thư ký là sự hoạt bát, sôi nổi và độc đáo trong công việc. Đây là nghề lương cao, có cơ hội thăng tiến tốt nên yêu cầu cũng rất khắt khe.