Bạn đang xem: Hướng dẫn cách viết thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất hiện nay Tại DongnaiArt

1. Lời xin lỗi của bạn nên được thể hiện trong thư

Mục đích chính của thư xin lỗi là bày tỏ thái độ và bày tỏ lời xin lỗi của bạn với khách hàng. Đây là lý do tại sao bạn cần biết cách diễn đạt bức thư của mình một cách chính xác và chân thành nhất có thể.

1.1. Giải thích mục đích của thông tin

Khi bắt đầu bức thư, bạn nên cho người nhận biết rằng mục đích chính của bức thư là để xin lỗi. Điều này vừa giúp họ chuẩn bị tinh thần và cảm xúc khi đọc thư, vừa giúp thư của bạn không bị lãng quên. Trên thực tế, đối tác của bạn không biết có bao nhiêu đơn, thư và email khác nhau được nhận mỗi ngày. Có thể thông điệp của bạn không đủ rõ ràng khiến họ vô tình quên hoặc bỏ qua nó.

Đây là lý do tại sao bạn không nên khiến người khác bối rối khi thắc mắc tại sao họ nhận được bức thư và mục đích của bức thư là gì. Bạn có thể bắt đầu bức thư bằng: “Chúng tôi viết thư này để xin lỗi khách hàng của chúng tôi”.

1.2. Cần phải thừa nhận sai lầm của mình

Điều quan trọng nhất trong một bức thư xin lỗi và điều người nhận mong muốn nhất là tác giả thừa nhận lỗi lầm của mình chứ không phải một lời xin lỗi đơn thuần. Khi bạn đã thừa nhận sai lầm của mình, bạn nên xác định lỗi đó là gì và tại sao nó không chính xác đối với khách hàng. Trong phần này, tốt nhất là chính xác và chi tiết nhất có thể. Bây giờ khách hàng của bạn sẽ biết rằng bạn thực sự hiểu vấn đề.

Ví dụ: “Vào ngày 24 tháng 1 năm 2021, do sơ suất của bộ phận vận chuyển của công ty chúng tôi, chúng tôi đã gửi một lô hàng sắp hết hạn sử dụng cho một khách hàng. Điều này khiến khách hàng bị thiệt hại không đáng có, đặc biệt là đối với những lô hàng phải bị trì hoãn tạm thời. Sau khi chúng tôi phát hiện ra, đó thực sự là lỗi của công ty chúng tôi. “

1.3. Thừa nhận cách bạn làm tổn thương khách hàng của mình

Trong thư xin lỗi của bạn gửi đến khách hàng, bạn cũng phải thừa nhận rằng bạn đã làm tổn hại thời gian, tiền bạc và thậm chí cả danh tiếng của khách hàng. Bạn cần cho họ thấy bạn đã có được nó như thế nào và thực sự không muốn nó xảy ra lần nữa.

Ví dụ: “Mặc dù không có cách nào để biết chính xác mức độ thiệt hại mà việc này gây ra cho danh tiếng của bạn, nhưng chúng tôi biết đó có thể là điều tồi tệ nhất mà bạn từng làm. Hàng hóa phải được nhận.”

1.4. Nói về lòng biết ơn của bạn

Tiếp theo, bạn có thể cảm ơn đối tác của mình đã tin tưởng và lựa chọn cung cấp sản phẩm và dịch vụ trong thời gian qua.

p>

1.5. Cần biết cách chịu trách nhiệm

Mỗi khi mắc sai lầm, chúng ta thường có xu hướng tìm lý do, tìm cách đổ lỗi cho ai đó, vì một lý do khách quan nào đó. Chịu trách nhiệm là một vấn đề mà ít ai có thể đảm nhận được. Chính vì vậy trong một lá thư xin lỗi, sẽ là một điều đáng trân trọng nếu bạn biết tự chịu trách nhiệm.

Xin lưu ý rằng trong khi bạn đang chịu trách nhiệm về mình, bạn không nên đề cập trong thư của mình nếu phía khách hàng cũng có lỗi theo một cách nào đó. Làm như vậy sẽ khiến họ nghĩ rằng bạn đang cố chối bỏ trách nhiệm và đổ lỗi cho ai đó. Hãy thành thật với chính mình.

Xem Thêm : Đơn Vị Chuyên Làm Chứng Chỉ TOEIC – TOEFL – ITP Bao Hậu Kiểm IIG

Bạn không nên bào chữa cho hành động sai trái của mình, nhưng bạn cũng có thể đưa ra lý do nhưng hãy hết sức thận trọng. Nếu bạn cảm thấy lý do là cần thiết và có thể cải thiện tình hình, bạn có thể giải thích lý do đó. (Tuy nhiên, chỉ nên sử dụng nếu bạn cảm thấy nó khiến khách hàng thoải mái hơn).

1.6. Cung cấp một số giải pháp

Nếu lá thư của bạn chỉ là một lời xin lỗi, thì nó thực sự không hiệu quả. Có thể bạn chưa biết, một lời xin lỗi sẽ hiệu quả hơn khi bạn đưa ra giải pháp cho vấn đề. Đôi khi bản thân giải pháp còn hiệu quả hơn cả lời hứa. Khi đưa ra một giải pháp, đối phương sẽ cảm thấy rằng bạn đang nghiêm túc và muốn cải thiện để tốt hơn.

Ví dụ: “Nếu lời xin lỗi của chúng tôi là chưa đủ, bạn nên đền bù thêm cho những sai sót của chúng tôi. Ngày mai, công ty chúng tôi sẽ chuyển hàng theo yêu cầu của bạn và gửi lời xin lỗi công khai tới đối tác. đối tác, chúng tôi sẵn sàng chia sẻ nó. ”

1.7. Mong được hợp tác tốt hơn trong tương lai

Tất nhiên, một bước nhầm lẫn hoặc sai sót như vậy không có khả năng khiến công ty của bạn muốn hủy bỏ quan hệ đối tác. Đặc biệt trong thời đại kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau về thị trường và đối tác làm ăn. Đây là lý do tại sao duy trì một mối quan hệ tốt với đối tác của bạn là rất quan trọng. Khi bạn mắc lỗi, bạn không nên ngay lập tức yêu cầu khách hàng tha thứ cho bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn nên bày tỏ mong muốn hợp tác lâu dài trong tương lai.

2. Thư xin lỗi khách hàng cần xin lỗi đúng cách

2.1. Không có lời hứa suông

Trong nhiều trường hợp, bạn hứa với khách hàng, mang đến cho họ niềm tin và hy vọng, nhưng bạn không thể thực hiện được. Điều này làm tổn hại rất lớn đến uy tín và tương lai của công ty bạn. Vì vậy, tốt hơn hết là đừng đưa ra những lời hứa suông trong thư, và đừng cố gieo hy vọng và tin tưởng vào người khác nếu bạn không chắc chắn 100% mình có thể làm được.

2.2. Sức mạnh của ngôn từ

Có vẻ như câu hỏi cảm ơn và xin lỗi là điều không ai muốn làm và thường họ phải đấu tranh tinh thần để nói lời xin lỗi.

Xin lỗi, đó thực sự là một kỹ năng mềm trong cuộc sống mà chúng ta cần biết. Sức mạnh của lời nói là để đối phương thấy được sự chân thành của bạn, nhưng cái gì cũng có hai mặt. Đây là lý do tại sao bạn cần phải cẩn thận hơn với ngôn ngữ của lá thư xin lỗi của bạn.

Trong thư xin lỗi khách hàng, trước hết bạn nên dùng lời lẽ để bày tỏ sự chân thành của mình với khách hàng. Tránh “nếu”, “cảm thấy tội lỗi” …

Đặc biệt, trong bức thư của bạn, bạn nên thể hiện sự chân thành của mình với khách hàng và tránh đưa ra những giả định sau này.

Khám phá: Kinh nghiệm Viết Báo cáo

3. Cách gửi thư xin lỗi tới khách hàng

Một lá thư xin lỗi tiêu chuẩn thể hiện thái độ của bạn và thuyết phục người đọc tha thứ là điều tương đối khó. Vậy bạn đã biết cách viết thư xin lỗi chưa? Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

– Đừng bắt đầu thư xin lỗi của bạn bằng những câu nháy mắt: tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng lời chào “thân mến”, hãy giữ nó càng đơn giản càng tốt.

Xem Thêm : Sơ đồ tổ chức khách sạn 5 sao và cấu trúc phòng ban

– Nội dung thư: Nêu lý do viết thư, xin lỗi khách hàng và có thể đưa ra giải pháp.

– Trong phần cuối của lá thư xin lỗi: Nếu bạn không biết kết thúc như thế nào, bạn có thể viết “Cảm ơn” hoặc “Xin chào”. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thử một vài từ cảm ơn ở cuối thư, chẳng hạn như “Chúng tôi chân thành đánh giá cao sự lắng nghe của bạn” hoặc “Một lần nữa, chúng tôi xin lỗi vì đã gây ra rắc rối không cần thiết cho bạn ..

Đặc biệt, bạn cần lưu ý rằng lá thư xin lỗi của bạn có trang trọng, lịch sự và tôn trọng người đọc hay không.

+ Mẫu đơn không nhàu nát, rách, nát, viết tay hoặc đánh máy trên giấy trắng, sạch. Đặc biệt, ngày tháng, tên công ty và chữ ký là bắt buộc.

+ Nội dung tin nhắn sẽ không quá dài và không có mục đích để không làm tôi mất tập trung vào câu hỏi.

4. Một số mẹo dành cho bạn khi viết thư xin lỗi

Khi viết thư xin lỗi khách hàng, bạn cần lưu ý một số điều sau:

– Trước khi gửi thư xin lỗi, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung xem có sai sót, chính tả, ngữ pháp nào không. Nếu đối tác hoặc khách hàng của bạn là người nước ngoài, tốt nhất bạn nên chuẩn bị một lá thư xin lỗi bằng tiếng Anh.

– Sau khi gửi thành công, bạn nên kiểm tra sau 1-2 ngày xem bạn đã nhận được phản hồi từ đối tác chưa.

– Sự chân thành trong thư là điều quan trọng, nếu bạn hứa điều gì, hãy nhớ giữ lời.

– Đặt lợi ích chung của công ty lên hàng đầu và tránh cái tôi cá nhân vì điều này dễ ảnh hưởng đến lợi ích chung của công ty.

-Nội dung thư xin lỗi của bạn không được quá ngắn hoặc quá dài, 1 trang A4 là đủ.

Vậy là chúng ta đã cùng nhau học cách viết một bức thư xin lỗi rồi. Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn viết được một bức thư xin lỗi hay nhất.

Mẫu Đơn xin việc Sơ yếu lý lịch