Bạn đang xem: Thông tin về Cookies Tại DongnaiArt

Email sẽ là người bạn đồng hành cùng bạn trong quá trình học tập, tìm kiếm việc làm và đặc biệt là phát triển sự nghiệp. Những quy tắc sau đây sẽ giúp bạn viết email trôi chảy và chuyên nghiệp.

& gt; & gt; 10 lỗi sơ yếu lý lịch phổ biến nhất mà nhà tuyển dụng ghét

1. Đặt tiêu đề rõ ràng và dễ hiểu

Tiêu đề tóm tắt nội dung chính của email, vì vậy nó đóng vai trò xác định xem mọi người có mở nó ra và đọc ngay hay không. Một bức thư gửi đi cần phải gọn gàng từ chủ đề đến nội dung. Đặc biệt trong trường hợp gửi email ứng tuyển, ứng viên cần đọc kỹ tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu (nếu có) viết tiêu đề theo ngữ pháp cụ thể. Nếu không bắt buộc, vui lòng cung cấp tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: tên đầy đủ_công việc bạn đang ứng tuyển cho_ngày.

2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn làm việc cho một cơ quan, bạn nên sử dụng phần mở rộng email của cơ quan đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ: @ hotcourses.vn). Tuy nhiên, nếu làm việc độc lập (freelance), bạn nên cân nhắc đặt tên email cho mình nhiều hơn. Chắc chắn tránh những email có biệt danh “tuổi teen” như “babyboy @ …” hoặc “co_gai_mong_mo @ …”.

3. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi quyết định “trả lời tất cả”

Tại nơi làm việc, bạn có thể nhận được email được gửi cho nhiều người cùng một lúc. Nhưng hãy nhớ rằng không phải ai cũng cần nhận được 20 lá thư phản hồi nhiều lớp cùng một lúc. Để tránh làm phiền người nhận, hãy suy nghĩ kỹ trước khi chọn “Trả lời tất cả” trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng mọi người trong danh sách cần nhận được email.

4. Sử dụng phần chữ ký email

Xem Thêm : Tổng hợp những banner 8/3 đẹp

Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận tăng lên khi đọc các email kết thúc bằng một chữ ký rõ ràng cụ thể. Một chữ ký hoàn chỉnh sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như tên, thông tin liên lạc, tên tổ chức công việc, giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và bạn đến từ đâu. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể làm cho chữ ký email của mình gọn gàng và chuyên nghiệp hơn với phông chữ, màu sắc, kích thước, hình ảnh đính kèm …

5. Tránh chào hỏi quá thân mật

Không sử dụng cách diễn đạt bình thường hoặc lời chào quá thân mật (chẳng hạn như “hey” hoặc “xin chào”) hoặc viết ngắn tên của họ (nói “xin chào michael” thay vì “mike”) ở nơi làm việc. Nếu người nhận không có mối quan hệ thân thiết với bạn, điều này sẽ tạo ra cảm giác không được tôn trọng ở một mức độ nào đó. Nếu bạn đang gửi email tổ chức cho một đối tác mà bạn cho là lớn tuổi hơn mình, hãy sử dụng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng đối với người đó. Tóm lại, cần hiểu rõ vai trò và nội dung cần truyền tải, để có thể sử dụng linh hoạt lời chào phù hợp với từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.

6. Hạn chế sử dụng dấu chấm than và dấu xen kẽ

Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu, điều này khiến email trở nên quá “cảm tính” và đôi khi có cảm giác như tác giả đang ra lệnh cho người đọc. Dấu chấm than chỉ nên dùng khi thực sự cần thiết. Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng dấu chấm than một lần để thể hiện sự phấn khích và hạn chế tình trạng mất kiểm soát cảm xúc.

Ngoài ra, các “xen vào” cảm xúc có thể hiểu sai ý nghĩa của email bạn gửi. Một ví dụ đơn giản như “Tôi muốn báo cáo này” sẽ cho người đọc biết rằng bạn đang rất tức giận.

7. Hài hước đúng chỗ

Thật dễ dàng để nói những điều khiến chúng ta cười, nhưng hãy viết ra những điều có thể trở nên châm biếm và không còn hài hước và dễ bị hiểu lầm. Vì vậy, đối với những thông tin liên lạc đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt nhất bạn nên loại bỏ sự hài hước và những trò đùa trong email trừ khi bạn hiểu rất rõ về người nhận.

8. Nhận thức được sự khác biệt về văn hóa

Khi soạn email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn cho phù hợp với văn hóa của người nhận và mức độ hiểu biết của bạn về họ để tránh những bất đồng trong giao tiếp. Một quy tắc cốt lõi cần nhớ là trong các nền văn hóa có bối cảnh cao, chẳng hạn như Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc, mọi người luôn muốn biết thêm về bạn trước khi họ quyết định kinh doanh. Khi giao tiếp với các đối tác từ các quốc gia này qua email, hãy cố gắng cung cấp thông tin chính xác về bạn, bao gồm cả việc giới thiệu bản thân và hỏi thăm sức khỏe của bạn. Ngược lại, đối với các nền văn hóa có bối cảnh thấp như Đức, Mỹ hoặc Scandinavia, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề và giải thích ngắn gọn nhất có thể.

Xem Thêm : Cách viết đánh giá kết quả thử việc chuẩn và mới nhất

& gt; & gt; Phân biệt Sơ yếu lý lịch với Sơ yếu lý lịch

9. Đọc lại email trước khi gửi

Lỗi chính tả là một trong những điều bạn nên tránh khi viết email, vì chỉ với một vài lỗi chính tả nhỏ, người nhận có thể đánh giá bạn là người cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, điều này có hại cho công việc. Thay vì phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra chính tả tự động của máy tính, hãy dành thời gian đọc lại email một vài lần trước khi nhấn nút “gửi”.

10. Chỉ nhập địa chỉ sau khi soạn email

Việc vô tình gửi email khi bạn chưa viết xong và chưa kiểm tra chính tả không phải là chuyện hiếm. Vì vậy, hãy lưu việc nhập địa chỉ email của người nhận cho đến khi bạn thực sự chắc chắn về những gì mình vừa chỉnh sửa. Ngoài ra, bạn nên tập thói quen xóa địa chỉ người nhận khi trả lời email và chỉ thêm địa chỉ đó vào địa chỉ người nhận khi bạn chắc chắn rằng email đã sẵn sàng.

11. Chú ý đến cách trình bày email

Cách trình bày email là điều bạn nên nắm vững để thể hiện tính chuyên nghiệp của mình. Đối với những tin nhắn quan trọng và nhiều thông tin, hãy in đậm lời chào (thân yêu) để xác định rõ đối tượng cần đọc tin nhắn, làm nổi bật thông tin chính và đừng quên chừa khoảng trống giữa các dòng gửi trong tin nhắn. Người đọc nắm được ý chính. Ngoài ra, tránh viết những bức thư dài lê thê, dày đặc không cuốn hút để khiến người đọc “yêu ngay từ cái nhìn đầu tiên”.

12. Giữ đầu óc tỉnh táo và bình tĩnh khi viết email

Để tránh những sự việc đáng tiếc xảy ra, hotcourses vietnam khuyên bạn nên thư giãn trong vài giờ hoặc đến ngày hôm sau để kiểm tra và gửi những email quan trọng. Đặc biệt, bạn không nên trả lời email khi đang tức giận, vì điều này có thể dẫn đến những hậu quả không thể lường trước được. Bạn có thể đọc to, nếu bạn cảm thấy giọng mình hơi “chua chát” khi đọc to thì có nghĩa là người bên kia cũng cảm thấy như vậy và nên sửa lại. Thích hợp.

* Bài đã được chỉnh sửa bởi quynh huong vo vào ngày 23 tháng 7 năm 2021.