Bạn đang xem: Cách viết mail nhờ giúp đỡ tạo ấn tượng và thuyết phục Tại DongnaiArt

Dù bạn làm việc ở đâu trong doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ nhờ người khác giúp đỡ.

Nhận trợ giúp tưởng chừng rất khó nhưng lại rất dễ nếu bạn áp dụng cách viết email yêu cầu trợ giúp trong bài viết sau.

Bạn cần viết email để yêu cầu trợ giúp trong những tình huống nào?

Việc sử dụng email đã trở thành một nét văn hóa đặc trưng của hầu hết các công ty. Email là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc trao đổi nội dung công việc và truyền tải thái độ, suy nghĩ của bạn đến người đọc.

Vì vậy, văn hóa email là thước đo thái độ, sự chuyên nghiệp và tôn trọng người khác trong mọi khía cạnh của công việc, đặc biệt là khi cần giúp đỡ.

để sử dụng nội bộ trong công ty

thư trợ giúp thường được sử dụng nhất trong các tình huống hàng ngày giữa các bộ phận và phòng ban. một số trường hợp cụ thể như:

• nhờ tổ chức phòng họp, đưa đón nhân viên
• nhờ sửa đổi hợp đồng khách hàng
• nhờ sửa đổi lịch họp, v.v.

tới khách hàng / đối tác bên ngoài

Để thể hiện tính chuyên nghiệp, đối với hầu hết các vấn đề cần trợ giúp, bạn nên gửi cho khách hàng và đối tác bên ngoài. chẳng hạn như:

• để biết thông tin, hợp đồng
• để lên lịch các cuộc hẹn
• để khảo sát, v.v.

tiết lộ cách viết email yêu cầu trợ giúp để gây ấn tượng và thuyết phục

thu hút người đọc bằng các tiêu đề nhấn mạnh nội dung chính

tiêu đề thư (hoặc chủ đề ) là dòng đầu tiên mà người nhận có thể nhìn thấy trước khi mở thư, nó tóm tắt và làm nổi bật nội dung chính của thư.

headline đóng vai trò lớn trong việc quyết định người đọc click xem hay spam nó, thời gian phản hồi nhanh hay chậm và là yếu tố chính quyết định có đồng ý giúp bạn hay không. không.

Email có dòng tiêu đề hoàn hảo sẽ thu hút người nhận hơn, giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, người nhận sẽ dễ dàng hiểu những việc cần làm, dễ dàng phân loại thư và lưu trữ nó.

Vì vậy, một trong những cách viết email yêu cầu trợ giúp là có dòng tiêu đề khi gửi email cho người khác. Đối với những vấn đề khẩn cấp, bạn có thể nêu mức độ khẩn cấp trực tiếp trong tiêu đề để người nhận có thể tham dự kịp thời.

Tiêu đề email phải bằng tiếng Việt không dấu để tránh lỗi phông chữ. nội dung tiêu đề phải rõ ràng, bao quát được tác phẩm chính và ngắn gọn. bạn nên chọn những câu gây tò mò và thú vị để khuyến khích người nhận nhấp qua nhanh chóng.

nội dung trợ giúp cụ thể, hướng dẫn phản hồi rõ ràng

một email chuyên nghiệp nói chung và email trợ giúp nói riêng phải có nội dung cụ thể như:

• chi tiết khối lượng công việc.
• mức hiệu suất.
• thời gian để hoàn thành.

về nội dung

Xem Thêm : mẫu đơn xin việc đánh máy

Văn phong phải thể hiện sự tôn trọng và khiêm tốn đối với người đọc để tạo cảm giác thoải mái. bạn phải lựa chọn và sử dụng những từ dễ hiểu, và câu văn của bạn phải mạch lạc, súc tích và ngắn gọn.

Nếu nội dung của bạn quá dài, bạn có thể chia nó thành nhiều đoạn để người xem có thể dễ dàng hiểu ý của bạn. thiết kế và phân đoạn phải phù hợp với nội dung. bạn có thể ngắt từng nội dung thành một đoạn văn nhỏ và tuyệt đối không được ngắt đoạn một cách tùy tiện.

về thông tin

Thông tin quan trọng phải được đánh dấu bằng in đậm , gạch chân để thu hút sự chú ý. viết hoa chính xác. tránh lạm dụng viết hoa để nhấn mạnh nội dung cần làm nổi bật vì nó sẽ khiến người đọc mất tập trung và khó hiểu thông tin chính.

cách viết email trợ giúp nói riêng và văn hóa viết email nói chung cần tuân thủ các quy tắc dấu câu đúng, đảm bảo viết đúng chính tả. ở cuối nội dung, bạn phải ghi rõ thời gian người nhận trả lời email để tránh làm chậm tiến độ công việc.

đừng quên đính kèm các tệp thông tin đính kèm để người nhận có đủ thông tin sao lưu.

cho biết lý do bạn cần họ giúp đỡ

Điều đặc biệt gây ấn tượng và thuyết phục người đọc là lý do bạn cần sự giúp đỡ của họ mà không phải của ai khác.

Điều này sẽ khiến họ trở nên đặc biệt, làm nổi bật giá trị công việc của họ và tạo ra kết quả tối ưu trong công việc.

Bạn không nên sử dụng những từ đòi hỏi hoặc khắt khe. Thay vào đó, bạn nên cho người đọc thấy thái độ khiêm tốn, tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau. .

hiển thị sự giống nhau

sự tương đồng giữa bạn và người nhận thư đóng vai trò như thỏi nam châm kéo bạn lại gần nhau hơn, dễ dàng mở lòng đón nhận và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

bày tỏ lòng biết ơn

lòng biết ơn chân thành luôn tỏa ra năng lượng tích cực cho những người xung quanh bạn, tạo thiện cảm đặc biệt, mang lại cảm giác được tôn trọng và sẽ giúp đỡ bạn trong mọi tình huống. vì vậy đừng ngại thể hiện lòng biết ơn của bạn với người nhận.

cuối email và chữ ký

Tùy thuộc vào ngữ cảnh, mức độ và tần suất tương tác giữa bạn và người nhận email, bạn có thể chọn và sử dụng một loạt lời chúc để tạo năng lượng tích cực cho người đọc. kèm theo những câu cuối cùng để thể hiện sự trang trọng, chuyên nghiệp và hành vi chuẩn mực.

Chữ ký cũng là một phương tiện hoàn hảo để bạn giới thiệu bản thân, thông tin liên lạc hoặc một số phương châm sống, địa chỉ trang web, v.v. điều này mang lại cho bạn cơ hội để xác định với những người khác, làm cho họ ấn tượng hơn với bạn.

thiết kế thư trợ giúp thông thường

cách viết email yêu cầu trợ giúp thường có dạng như sau:

1. khai trương

Xem Thêm : tạo mục lục hình ảnh trong word 2016

thư là công cụ giao tiếp của bạn với đồng nghiệp và khách hàng. do đó, phần mở đầu nên sử dụng lời chúc để thể hiện thiện cảm và tạo ấn tượng tốt cho người nhận. cụ thể:

• thân mến / xin chào,
• xin chào,
• anh / chị / em thân mến,

2. nội dung

ngoài việc giải thích nội dung chính sao cho mạch lạc và ngắn gọn, dễ hiểu; nó nên tập trung vào các tiêu chuẩn tối thiểu như chính tả, lỗi chính tả, dấu chấm câu, v.v. để trở nên chuyên nghiệp hơn và nâng cao hiệu quả công việc của bạn.

Bạn cần thể hiện sự lịch sự, khiêm tốn và chân thành, đặc biệt với người nhận là khách hàng hoặc đối tác bên ngoài.

Nội dung cụ thể cần có sự trợ giúp rõ ràng để người đọc có cơ sở đưa ra quyết định từ chối hoặc chấp nhận đề nghị.

• giới thiệu một chút về bản thân bạn
• lý do liên hệ với người nhận
• thể hiện sự chân thành, tương đồng
• khái niệm nội dung chung của tác phẩm </li
• cụ thể những gì bạn cần trợ giúp
• chỉ định thời gian và yêu cầu trả lời
• kết thúc thư
• li>

đừng quên sử dụng những lời chào, lời chào để nhấn mạnh sự thân thiện, chuyên nghiệp và tạo năng lượng tích cực để người nhận đồng ý ủng hộ yêu cầu của bạn.

Hạn chế sử dụng những câu quá thân mật, chẳng hạn như lời nói, vì nó sẽ khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng.

3. đóng lời

• lời chào và cảm ơn.
• lời chúc tốt đẹp nhất.
• chữ ký email.

Chữ ký email cũng là một phần thiết yếu. chữ ký với đầy đủ thông tin sẽ tạo cảm giác tin tưởng và tăng mức độ chuyên nghiệp của người đọc.

Bạn có thể kết hợp nhiều phông chữ, màu sắc và hình ảnh khác nhau để tạo ra một chữ ký email bắt mắt và bắt mắt.

đọc thêm: cách viết thư xin việc để chinh phục nhà tuyển dụng

một số lưu ý khi viết email yêu cầu trợ giúp

Trong quá trình sử dụng thư và đặc biệt là thư yêu cầu trợ giúp, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

• cần phân biệt a – cc – bcc để tạo sự chuyên nghiệp

1. to : gửi thông tin của bạn đến những người nhận thư chính
2. cc : gửi thông tin cho những người có liên quan đến nội dung của công việc trong cùng một email. cả người dùng đã đăng ký và cc sẽ thấy danh sách những người nhận thư.
3. bcc : gửi thông tin cho nhiều người liên quan đến nội dung trao đổi cùng một lúc. tuy nhiên, không giống như cc, họ sẽ không thấy tên của nhau trong danh sách gửi thư.

• không đặt tên tiêu đề, tên file là tiếng việt có dấu và luôn sử dụng font unicode để tránh lỗi font khi người nhận xem trên các thiết bị khác nhau như điện thoại, máy tính bảng, laptop.
• Khi gửi tệp, bạn nên sử dụng phần mềm nén tệp để giảm dung lượng tệp trước khi gửi, tránh làm mất bộ nhớ cho cả bạn và người nhận thư.
• be cẩn thận .in trả lời tất cả vì tất cả người nhận sẽ nhận được thư trả lời của bạn. Lưu ý chỉ nên sử dụng Reply All khi thực sự cần thiết vì sẽ dễ gây phiền phức cho những người không liên quan.
• Nếu người nhận là người nước ngoài, bạn nên chú ý hơn đến sự khác biệt về văn hóa trong cách giao tiếp. nói chung và cách viết email trợ giúp nói riêng. Tùy thuộc vào đối tượng mà bạn nên điều chỉnh thiết kế và nội dung email cho phù hợp.
• kiểm tra bố cục, câu, chính tả, phông chữ, tệp đính kèm, v.v. của email trước khi nhấn nút gửi để phát hiện và sửa lỗi nhanh chóng. Điều này tránh được những sai lầm cơ bản gây thiếu chuyên nghiệp và làm mất hình ảnh của cá nhân hoặc công ty.

kết luận

Xuyên suốt bài viết trên, glints vietnam đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về cách viết email yêu cầu trợ giúp gây ấn tượng và thuyết phục.

Hy vọng rằng bạn có thể áp dụng nó để phối hợp với đồng nghiệp dễ dàng hơn và nâng cao hiệu quả công việc.

tác giả