Bạn đang xem: Cách viết mail cho sếp chuyên nghiệp | vieclam.bepro.vn Tại DongnaiArt

Viết email cho sếp của bạn có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn nếu bạn không biết cách thực hiện. chỉ cần làm theo một số hướng dẫn đơn giản và bạn sẽ thấy nó không quá phức tạp.

Bài viết này thảo luận về cách viết email cho sếp, đối tác, chuyên gia làm việc của bạn. về định dạng của email, cùng với các mẫu email phổ biến.

Email thông thường có thể được viết và gửi theo bất kỳ cách nào. Nhưng email công việc tuân theo một định dạng nhất định. Ghi nhớ một vài điểm quan trọng về định dạng có thể làm cho một email trông đẹp hơn và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

định dạng email

1. dòng chủ đề

Thu hút sự chú ý với dòng tiêu đề. Phần đầu tiên của email mà người nhận nhìn thấy là chủ đề của email. nếu bạn không định cấu hình đúng, thư của bạn sẽ có nguy cơ không được mở cho đến sau này hoặc muộn hơn. đây là một số điều cần ghi nhớ:

• làm cho dòng chủ đề cụ thể, đơn giản và trực tiếp. ví dụ: thay vì “báo cáo thực tập mà bạn yêu cầu”, hãy viết “báo cáo thực tập {ngày / tuần / tháng}”.
• Dòng tiêu đề phải ngắn gọn. Tốt nhất, dòng tiêu đề của bạn nên có khoảng 6 từ.
• Giữ những từ quan trọng và giàu thông tin nhất ở đầu dòng chủ đề.
• Sử dụng các điểm đánh dấu như fwd, answer, khẩn cấp hoặc thông báo để thu hẹp chủ đề. thông báo cho người đọc về bản chất của email của bạn.

một số ví dụ về các dòng tiêu đề hay trong một email chính thức có thể là:

• dữ liệu tiếp thị cho tháng 1 năm 2020
• ngân sách tiếp thị, tháng 5 năm 2020
• hợp đồng kế toán ngày 10 tháng 5 năm 2020

2. lời chào

mọi email đều được gửi đến một người nào đó. Bắt đầu email của bạn bằng cách chào người nhận theo vị trí và chức danh của người nhận.

• đối với những người mà bạn không quen hoặc không biết tên của họ, hãy sử dụng “kính gửi [tên người nhận],
• đối với các quan chức cấp cao, hãy theo chỉ định của họ hoặc theo tên của họ, p . “gửi tới người quản lý”, “bác sĩ thân mến [tên người nhận]” hoặc “cô ấy [tên người nhận]”.
• đối với đồng nghiệp, bạn chỉ cần chào bằng một lời chào ít trang trọng hơn.

đừng bỏ qua phần chào vì nó thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. không bao giờ sử dụng biệt hiệu hoặc chỉ họ và tên trong email.

3. nội dung email

Đây là phần chính của email của bạn. điều quan trọng là phải tuân theo một mẫu nhất định khi viết nội dung email.

Xem Thêm : Tiểu sử Chủ tịch Hồ Chí Minh (1890 – 1969)

Đoạn mở đầu phải nêu lý do gửi email của bạn. giới thiệu bản thân nếu bạn là người lạ đối với người nhận và viết lý do bạn viết thư.

ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng “Tôi là abc và email này liên quan đến xyz” hoặc “email này liên quan đến ngân sách tiếp thị như đã thảo luận trong cuộc họp”.

Vui lòng nêu mối quan tâm của bạn, câu hỏi hoặc câu trả lời đầy đủ nhất có thể. viết một cách dễ hiểu, đảm bảo cung cấp những thông tin không cần thiết. chỉ nói những gì được yêu cầu.

nếu bạn đang đặt câu hỏi, hãy kết thúc bằng câu như “hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn”. hoặc “chúng tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn”. nếu bạn đang giải quyết một câu hỏi, hãy kết thúc bằng “hy vọng tôi đã trả lời câu hỏi”.

4. chữ ký

Đây là những từ cuối cùng trong email của bạn, có khả năng tạo ấn tượng lâu dài cho người đọc.

kết thúc bằng một từ hoặc cụm từ đơn giản thể hiện sự tôn trọng. các lựa chọn an toàn và phổ biến là “bất chấp”. hoặc chỉ “cảm ơn”.

Nếu bạn viết thư cho ai đó lần đầu tiên hoặc ai đó không phải là đồng nghiệp hoặc cấp trên trực tiếp, hãy sử dụng tên đầy đủ của họ. cung cấp tên của bạn với thông tin liên hệ. số điện thoại hoặc địa chỉ cơ quan của bạn là đủ.

các loại email phổ biến

Đây là những loại email phổ biến trong môi trường kinh doanh mà bạn nên biết. Đối với mỗi loại email, hãy chú ý đến giọng điệu cho phù hợp với ngữ cảnh và đối tượng.

• yêu cầu
• câu hỏi
• khiếu nại
• câu trả lời cho khiếu nại
• thông báo, thông báo hoặc tuyên bố

Giờ đây, bạn đã quen với định dạng của một email chính thức. Hãy xem ví dụ về email phản hồi khiếu nại:

Xem Thêm : Các Công Thức Hóa Học Lớp 8, Lớp 9 Đầy Đủ, Chi Tiết

chủ đề: phản hồi cho đơn khiếu nại {date}

thân mến, {tên của người khiếu nại}!

Thay mặt công ty, tôi muốn gửi lời xin lỗi vì đã làm bạn không hài lòng. Tôi đảm bảo với bạn rằng đơn khiếu nại của bạn đã được chuyển đến bộ phận thích hợp và chúng tôi đang tìm giải pháp để khắc phục tình trạng này.

Sự không hài lòng của bạn với dịch vụ của chúng tôi và nhận xét của bạn có ý nghĩa quan trọng nhất đối với chúng tôi. Tôi sẽ trả lời bất kỳ câu hỏi nào trong khi chúng tôi xem xét vấn đề này.

Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn.

trân trọng, {your name} {phone number}

Cho dù bạn đang viết email cho sếp, đối tác, khách hàng hay đồng nghiệp của mình, thì việc viết một email chuẩn là rất quan trọng. luôn giữ cho thông điệp của bạn rõ ràng và chính xác. và xem lại nội dung của email trước khi gửi.

đọc các bài viết khác:

• cách viết email chuyên nghiệp cho nhiều tình huống
• cách viết một bản sơ yếu lý lịch ấn tượng khi đi xin việc

ul>