Bạn đang xem: Mách Bạn Cách Xin Tài Trợ Hiệu Quả Cho Sự Kiện Tại DongnaiArt

Bạn có biết cách tài trợ hiệu quả cho một sự kiện không? Nếu bạn đã từng là sinh viên và tham gia ban đối ngoại của câu lạc bộ, chắc hẳn bạn không còn quá xa lạ với hình thức tài trợ này.

Kinh phí luôn là vấn đề quan trọng nhất với mọi sự kiện. Nó thậm chí có thể xác định xem một sự kiện có được tổ chức tốt hay không.

Phương pháp phổ biến để đảm bảo tài trợ cho một tổ chức sự kiện thành công là đăng ký tài trợ. Vậy làm thế nào để bạn xin tài trợ một cách hiệu quả? Cho dù đó là một sự kiện / dự án nhỏ hay lớn, các quy trình và kỹ thuật đều có thể được áp dụng theo cách giống nhau.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký tài trợ sự kiện hiệu quả một cách chuyên nghiệp. Hãy nhớ đọc đến cuối để biết thêm những mẹo hay!

Liệt kê các nhà tài trợ tiềm năng

Điều đầu tiên bạn cần làm là xác định tất cả các nhà tài trợ tiềm năng.

Danh sách này sẽ giúp bạn chọn nhà tài trợ dễ dàng hơn và nâng cao cơ hội thành công, thay vì lãng phí thời gian vào nhầm bên.

Bạn nên dựa vào các tiêu chí sau để tìm nhà tài trợ:

• Tính năng Sự kiện: Đó là sự kiện từ thiện hay quảng cáo sản phẩm? Sự kiện / dự án đó nói về cái gì? Ví dụ: nếu bạn đang tổ chức một sự kiện ẩm thực, hãy tìm nhà tài trợ từ các công ty cung cấp dịch vụ ăn uống.
• Quy mô sự kiện: Sự kiện của bạn lớn hay nhỏ? Đường truyền trong nước hay nước ngoài? Trên thực tế, ngân sách sẽ đóng vai trò lớn trong việc quyết định quy mô của sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần xác định điều này trước khi liên hệ với nhà tài trợ.

Dựa trên hai tiêu chí trên, bạn có thể thu hẹp danh sách nhà tài trợ của mình.

Trên thực tế, nhà tài trợ không nhất thiết phải là doanh nghiệp hoặc tổ chức có liên quan đến bản chất của sự kiện. Bạn cũng có thể đăng ký tài trợ của công ty kinh doanh và ô tô cho dự án âm nhạc của mình.

Tuy nhiên, cách hiệu quả nhất để xin tài trợ là tiếp cận các bên liên quan phù hợp nhất có thể. Sau này, khi đến lúc thương lượng, bạn và người bảo lãnh sẽ dễ có tiếng nói chung hơn.

Gói tài trợ thiết kế

Điều tiếp theo cần làm là tạo một gói tài trợ.

Thông thường, bạn không thể đưa ra cùng một tỷ lệ cố định khi đăng ký tài trợ cho tất cả các bên tiềm năng. Mỗi nhà tài trợ có thể đề xuất một con số khác nhau trong ngân sách tài trợ của mình. Vì vậy, việc phân chia các gói tài trợ là cần thiết.

Mỗi gói tài trợ sẽ có giá trị và lợi ích khác nhau đối với nhà tài trợ. Bạn cần đặc biệt chú ý đến việc xác định quyền lợi của nhà tài trợ một cách rõ ràng, hợp lý và tách bạch giữa các gói tài trợ.

Ví dụ về các gói tài trợ phổ biến theo thứ tự lợi ích giảm dần:

• Nhà tài trợ Kim cương
• Nhà tài trợ Vàng
• Nhà tài trợ Bạc
• Nhà tài trợ Đồng

Lợi ích của nhà tài trợ phụ thuộc vào tính chất của sự kiện, cách người tổ chức truyền đạt sự kiện, v.v.

Các lợi ích phổ biến như chèn biểu trưng vào video quảng cáo sự kiện, đăng quảng cáo được tài trợ trên trang chủ / fanpage sự kiện, v.v.

Đơn xin tài trợ bao gồm những gì?

Xem Thêm : Natri hidrosunfit là gì? tính chất, cách điều chế & công dụng

Bạn không thể về nhà tay không. Một hồ sơ hoàn chỉnh là vũ khí giúp bạn chinh phục họ.

Một đơn xin tài trợ hoàn chỉnh bao gồm những gì?

Các nhà tổ chức có thể tạo các bản ghi khác nhau cho từng sự kiện cụ thể.

Tuy nhiên, thông thường một đơn xin tài trợ sẽ bao gồm 8 phần / tài liệu cơ bản sau:

1. Thư ngỏ gửi tới các nhà tài trợ
2. Giới thiệu về nhà tổ chức và sự kiện
3. Chương trình / Kế hoạch sự kiện
4. Kế hoạch truyền thông
5. Ngân sách
6. Lợi ích của Nhà tài trợ
7. Tóm tắt Nội dung Chương trình (nếu có)
8. Các ấn phẩm truyền thông bổ sung như áp phích, biểu ngữ, tài liệu quảng cáo, v.v.

Lưu ý:

Khi đến gặp một nhà tài trợ, bạn không thể chỉ đưa cho họ một bộ tài liệu và để họ tự nghiên cứu. Giới thiệu từng mục trong phần giới thiệu thật mạch lạc và rõ ràng, giống như cách bạn thuyết trình dự án.

Đây là lý do tại sao các nhà tài trợ cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, cũng như khả năng thuyết trình và thuyết phục.

Quan trọng nhất, bạn phải hiểu đầy đủ về sự kiện / dự án của mình và tìm hiểu kỹ về các nhà tài trợ.

Liên hệ với các nhà tài trợ

Khi nào thì nhà tài trợ sẽ được liên hệ?

Khi đơn đăng ký tài trợ của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể đến gặp nhà tài trợ. Tuy nhiên, thời điểm nào là thích hợp nhất để “ra khơi”?

Thời gian nhà tổ chức bắt đầu tài trợ phụ thuộc phần lớn vào quy mô và ngân sách của tổ chức.

Ví dụ: đối với các sự kiện yêu cầu ngân sách hàng nghìn hoặc hàng tỷ đồng, đơn đăng ký tài trợ có thể cần được gửi trước một năm. Các nhà tài trợ cần thời gian để xem xét sự kiện phù hợp với kế hoạch tiếp thị của họ như thế nào.

Hơn nữa, sự cạnh tranh giữa các bên về tài trợ là không thể tránh khỏi. Vì vậy, xin tài trợ sớm đôi khi là một lợi thế.

Ba tháng cuối năm là thời điểm các doanh nghiệp bắt đầu tổng kết năm và lên kế hoạch truyền thông cho năm tiếp theo. Vì vậy, nếu sự kiện của bạn có quy mô lớn và cần huy động kinh phí lớn, hãy gửi lời mời tài trợ trong vòng 3 tháng cuối năm.

Làm cách nào để liên hệ với các nhà tài trợ?

Có 3 hình thức tiếp cận nhà tài trợ phổ biến nhất.

Mỗi hình thức có thể hơi khác nhau về giao tiếp, ngôn ngữ sử dụng và phương thức giao tiếp. Rất khó để đánh giá cách hiệu quả nhất để xin tài trợ bằng bất kỳ phương tiện nào.

Nói chung, những gì bạn cần là giao tiếp mạch lạc, rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp.

• Giao tiếp qua e-mail : Vui lòng tuân theo các tiêu chuẩn viết e-mail chuyên nghiệp, bao gồm các yêu cầu về tiêu đề e-mail, phần mở đầu, nội dung, tệp đính kèm, chữ ký, v.v.
• Liên hệ qua điện thoại: Hãy chuẩn bị để nói ngắn gọn những gì bạn cần nói và gọi điện trong giờ hành chính. Thông thường, rất khó để kể toàn bộ sự kiện và thuyết phục các nhà tài trợ qua điện thoại. Biểu mẫu này nên là một bước hướng tới việc hỏi và tư vấn với các nhà tài trợ về sự cần thiết và cơ hội cho các cuộc hẹn gặp mặt trực tiếp.
• Đến gặp nhà tài trợ trực tiếp: Ngoài một hồ sơ được chuẩn bị kỹ lưỡng, người đảm nhận nhiệm vụ này cần chú ý đến ngoại hình, tác phong và thời gian. Tạo ấn tượng tốt với nhà tài trợ vì bạn là bộ mặt của đơn vị tổ chức sự kiện. Giao tiếp chuyên nghiệp và một thái độ năng nổ, thấu hiểu sẽ giúp bạn lấy được thiện cảm của các nhà tài trợ.

Mẹo để tài trợ hiệu quả

Ngoài các yếu tố cơ bản ở trên, hãy thêm các mẹo sau vào danh sách cách đăng ký tài trợ hiệu quả của bạn.

Xem Thêm : Tiêu chuẩn SGS là gì? Lợi ích của chứng nhận kiểm định quốc tế SGS

Trên thực tế, những người thành công luôn chuẩn bị sẵn sàng. Hãy trang bị cho mình những công cụ và kỹ năng cần thiết trước khi đưa sự kiện / dự án của bạn đến với các nhà tài trợ.

Tài trợ vào đúng thời điểm

Như đã đề cập trong phần trước, thời gian là rất quan trọng. Bạn nên chuẩn bị hồ sơ sớm và bắt đầu xin tài trợ càng sớm càng tốt để tăng cơ hội thành công.

Nếu bạn chạy quá muộn, sự kiện của bạn có thể bị ảnh hưởng do không đủ tiền.

Hãy nói về những gì các nhà tài trợ quan tâm

Điều này cực kỳ quan trọng khi gặp gỡ và thương lượng với các nhà tài trợ. Các nhà tài trợ cần biết về sự kiện / dự án của bạn, nhưng họ cũng cần biết những lợi ích mà bạn có thể cung cấp cho họ để đổi lấy ngân sách.

Vì vậy, đừng chỉ tập trung vào việc trình bày những gì bạn có mà hãy chú ý đến những lợi ích mà bạn có thể mang lại cho các nhà tài trợ.

Ví dụ: không chỉ nêu rõ sự kiện là gì, diễn ra như thế nào, quy mô ra sao, mà hãy cho các nhà tài trợ biết hồ sơ của họ sẽ cải thiện như thế nào, tức là nếu bạn trở thành nhà tài trợ thì sao?

Chọn nhà tài trợ phù hợp để thương lượng

Đây là người quyết định 99% tỷ lệ thành công của các đơn xin tài trợ. Vì vậy hãy “chọn mặt gửi vàng”.

Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện và yêu cầu của các bên, số lượng nhà tài trợ trực tiếp có thể khác nhau, ví dụ từ 1 đến 3 người.

Nếu có thể, hãy thành lập một nhóm gồm 3 người trong ủy ban tài trợ với 3 nhiệm vụ khác nhau, bao gồm:

• Một người hoặc “nhà ngoại giao”, người kết nối các nhà tài trợ với các nhà tổ chức.
• Người hình thành chương trình: Người hiểu rõ nhất về sự kiện.
• Người trực tiếp tổ chức sự kiện: Người nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện, nhà tài trợ ở giai đoạn nào để có thể quảng bá hình ảnh của mình một cách phù hợp nhất.

Trải nghiệm tài trợ là chỉ định một người có tài ngoại giao gặp gỡ và nói chuyện với nhà tài trợ. Ngoài ra, người đó cần hiểu rõ về thông tin sự kiện / dự án và mong muốn của nhà tài trợ.

Giao diện chân thực

Người đến gặp nhà tài trợ là đại diện của toàn bộ tổ chức, vì vậy, người đó phải chuyên nghiệp về mọi thứ, từ cách tổ chức đến cách tổ chức hoạt động.

Người này cần có đủ tự tin, tôn trọng nhà tài trợ và thương lượng tích cực trên cơ sở đôi bên cùng có lợi (quy tắc đôi bên cùng có lợi).

Lắng nghe để thuyết phục các nhà tài trợ

Nói khi bạn cần nói chuyện và khi bạn cần lắng nghe, hãy để nhà tài trợ nói. Đó không chỉ là cách thể hiện sự tôn trọng với các nhà tài trợ mà còn là cách để hiểu họ thực sự muốn gì.

Hãy chân thành lắng nghe và cho các nhà tài trợ của bạn thấy rằng bạn quan tâm đến việc đáp ứng các yêu cầu hợp lý của họ, chứ không phải tiền bạc. Hoặc làm cho nó quá rõ ràng.

Đọc thêm: Luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả khi giao tiếp

Tạm thời

thoáng qua vừa chia sẻ một số kinh nghiệm tài trợ dự án hoặc sự kiện cơ bản nhất. Hy vọng khi đọc bài viết này, bạn đã biết cách xin trợ cấp hiệu quả và có thể áp dụng thành công vào trường hợp của mình.

Đừng quên ghé thăm blog glints để đọc thêm thông tin hữu ích được đăng hàng ngày!

Tác giả