Bạn đang xem: Cách định dạng số trong Mail Merge cực chuẩn Tại DongnaiArt

Sự kỳ diệu của kết hợp thư trong bộ Microsoft Office giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Nhưng định dạng của các con số trong kết hợp thư vẫn chưa hoàn hảo. Nếu bạn sử dụng macbook, phối thư sẽ có định dạng chính xác trong excel, trong khi các cửa sổ bạn phải thêm định dạng phối thư theo cách thủ công. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện và ví dụ dễ hiểu nhất, chúng ta hãy bắt đầu!

Xem thêm

Cách định dạng số trong phối thư

Bước 1 : Nhấp chuột phải vào dữ liệu được chèn và chọn Chuyển đổi mã trường . Hoặc sử dụng các phím tắt sau:

• windows: Nhấp chuột trái vào dữ liệu được chèn và nhấn f9.
• ma cos: Nhấp chuột trái vào dữ liệu đã chèn và nhấn fn shift f9.

Bước 2: Bạn sẽ thấy mã như {mergefield_columnname} . Bây giờ bạn sẽ chèn một công thức trước } để thêm định dạng vào phối thư. Để tôi lấy ví dụ cho bạn hiểu, tôi có dữ liệu như vậy trong excel.

Xem Thêm : Đa nhiệm là gì? Có những hệ điều hành đa nhiệm gì ?

Bây giờ tôi đang chèn dữ liệu số và muốn dữ liệu ở định dạng hàng nghìn, làm tròn số thập phân thành 500.001. Tôi sẽ chèn một công thức trong {số trường hợp nhất} vào {số trường hợp nhất ###, ## 0} .

Cách định dạng số trong phối thư đơn giản như vậy. Tùy thuộc vào kiểu dữ liệu (ngày, số, đơn vị tiền tệ, tỷ lệ phần trăm …) mà bạn sẽ chọn một công thức khác nhau. Tôi đã lập bảng công thức sau cho bạn, tôi sắp xếp theo các kiểu dữ liệu thường dùng ở Việt Nam.

Bảng công thức định dạng số trộn thư

Áp dụng bảng công thức ở trên cho ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ bật Mã trường chuyển đổi và chèn công thức như thế này.

Đối với tỷ lệ phần trăm (chưa được nhân với 100 trong excel) tức là giá trị trong excel ở dạng nhỏ hơn 1 (ví dụ: 0,55), thì bạn nhập công thức nhân với 100 để tính như trên bảng Giống nhau. Thay phần trăm_ bằng tên cột phần trăm của bạn.

Nhưng cách này phụ thuộc vào phẩm giá. Rất nhiều người hiểu đúng và vẫn bị lỗi cú pháp (bao gồm cả tôi). Nếu bạn cũng gặp lỗi thì chỉ sửa nó trên excel nhân nó với 100 và sau đó sử dụng công thức phần trăm (nhân với 100 trong excel) để trả về kết hợp thư.

Cách giữ định dạng excel trong phối thư

Xem Thêm : UI UX là gì? UI, UX design là gì?

Giữ định dạng excel trong phối thư theo hướng dẫn từ Microsoft và một số nguồn khác mà tôi tìm thấy trên internet, ở bước Xác nhận nguồn dữ liệu (Confirm Data Source ). Bạn chọn hiển thị tất cả và chọn ms bảng tính excel qua dde (* .xls) .

Nhưng không phải ai cũng thành công theo cách này. Tôi đã thử nó trên máy tính của bạn tôi và nó vẫn tiếp tục bị lỗi. Nó cũng phụ thuộc vào tính cách. ^ _ ^

Mọi thứ trở nên dễ dàng hơn với office trên macbook, theo mặc định, tính năng này đã giữ nguyên định dạng của excel trong phối thư theo mặc định.

Kết luận

office có nhiều phiên bản (2003, 2007, 2010, 2016, 2019 …) và nó vẫn nằm trên các hệ điều hành khác nhau (windows, macos), vì vậy không ai chắc chắn phiên bản nào sẽ vượt qua dde (* .xls) sử dụng trang tính excel và các phép tính trong mã trường chuyển đổi để xác định xem định dạng số trong phối thư có thành công hay không. Phần còn lại của các công thức thành công 100% vì chúng đơn giản.

Hãy để lại ý kiến ​​của bạn bên dưới bài viết và chúc bạn may mắn!