Bạn đang xem: Hướng dẫn cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản hành chính Tại DongnaiArt

Mới đây, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020 / nĐ-cp về công tác văn thư. Đây là hướng dẫn mới nhất về định dạng văn bản hành chính. Sau đây là cách mới nhất để hiển thị văn bản ở định dạng văn bản.

Tư vấn pháp lý về các văn bản kỹ thuật và pháp lý: 1900.6568

1. Yêu cầu chung đối với việc nộp tài liệu hành chính:

Phải sử dụng phông chữ thời la mã mới

Trước đây, phông chữ dùng để hiển thị văn bản trên máy tính là phông chữ tiếng Việt theo bộ ký tự unicode của tiêu chuẩn Việt Nam tcvn 6909: 2001 (thông tư 01/2011 / tt-bnv Điều 4).

Hiện nay, theo Phụ lục I về thể thức và kỹ thuật trình văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020, cần sử dụng:

font tiếng việt times new roman, bộ ký tự unicode theo chuẩn tiếng việt tcvn 6909: 2001, màu đen.

Do đó, kể từ ngày 5 tháng 3 năm 2020, các văn bản hành chính phải sử dụng chung một phông chữ la mã mới, màu đen.

Khổ giấy A4 chỉ dành cho tất cả các loại tài liệu

Giờ đây, tất cả các loại văn bản hành chính chỉ sử dụng cùng một khổ giấy a4 (210mm x 297mm) thay vì khổ giấy a4 hoặc a5 (đối với giấy giới thiệu, phiếu thu, phiếu công văn, phiếu chuyển).

Văn bản được hiển thị ở kích thước a4 chiều dài hoặc chiều rộng nếu tài liệu có bảng và bảng nhưng không được tạo thành phụ lục riêng biệt.

Xem thêm: Xác định thẩm quyền ký thay và ký thay trên các văn bản hành chính

Số trang văn bản được căn giữa ở đầu trang

Số trang của văn bản được nhập bắt đầu từ 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, phông chữ dọc, căn giữa theo chiều ngang ở lề trên của văn bản (không phải góc dưới cùng bên phải của trang), không hiển thị trang đầu tiên con số.

Tên của cơ quan quản lý phải được viết trong mọi trường hợp

Trước đây, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ theo Thông tư 01; văn phòng quốc hội, ủy ban quốc hội; ghi tên cơ quan chủ quản.

Tuy nhiên, Nghị định số 30/2020 yêu cầu chỉ rõ tên của cơ quan hoặc tổ chức đã ban hành văn bản và tên của cơ quan hoặc tổ chức trực tiếp quản lý văn bản đó, nếu có.

Vị trí:

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có đủ điều kiện ban hành văn bản;

– Nếu tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp tại địa phương bao gồm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, chính quyền trung ương hoặc xã, huyện, thị trấn nơi đặt trụ sở của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. nằm ở vị trí, các cụm từ thông dụng có thể được viết tắt.

Xem thêm: Văn bản hành chính là gì? Nêu đặc điểm, chức năng và cách phân loại của các công cụ hành chính?

Tài liệu phải được phát hành có lý do

Thông tư 01 quy định, tùy theo thể loại và nội dung mà văn bản có cơ sở pháp lý để ban hành.

Hiện nay, văn bản phải có căn cứ để ban hành, bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng như văn bản quy định nội dung và căn cứ ban hành văn bản. Xuất bản tệp.

Căn cứ ban hành văn bản phải ghi đầy đủ tên loại văn bản, số hiệu, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (trừ luật và quy định). số, ký hiệu, cơ quan cấp).

Cơ sở xuất bản của tài liệu phải được trình bày bằng chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 13-14, tên loại và nội dung phần nội dung tóm tắt; phải thực hiện ngắt dòng sau mỗi cơ sở, dòng phải được kết thúc bằng dấu chấm phẩy (; ), và dòng cuối cùng phải được kết thúc bằng dấu chấm (.) Kết thúc.

Do đó, kể từ ngày 5 tháng 3 năm 2020, thể thức và kỹ thuật trình văn bản hành chính sẽ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định số 30/2020.

Do đó, hình thức trình và quy định kỹ thuật của văn bản hành chính như sau:

Định dạng văn bản là một tập hợp các thành phần văn bản, bao gồm các thành phần chính cho tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung cho các tình huống hoặc loại văn bản cụ thể. Một số loại văn bản.

Xem thêm: Văn bản hành chính thông thường là gì? Các loại văn bản hành chính thường gặp?

– Định dạng tài liệu hành chính bao gồm các thành phần chính:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Số, ký hiệu văn bản.

+ Tệp được xuất bản ở đâu và khi nào.

+ Nhập tên và đoạn trích văn bản.

+ Nội dung văn bản.

+ Chức danh, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền.

Xem thêm: Ai có thể ký văn bản hành chính?

+ Con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

+ Điểm đến.

Ngoài các thành phần trên, các thành phần khác có thể được thêm vào tài liệu, chẳng hạn như: phụ lục; chỉ dẫn về tính bảo mật, khẩn cấp, lưu hành; chỉ định biên tập và số lượng vấn đề; địa chỉ của cơ quan hoặc tổ chức; e-mail; điện tử tin nhắn; số điện thoại; số fax (số telex đã thêm trước đó).

Xem Thêm : Hướng dẫn khai Lý lịch của người xin vào Đảng

Mẫu văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục I.

– Kỹ thuật kết xuất văn bản bao gồm:

+ Khổ giấy, kiểu bố cục, lề, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí các yếu tố định dạng, số trang văn bản.

+ Thể thức kỹ thuật của văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục i.

+ Việc viết hoa văn bản hành chính cần thực hiện theo quy định tại Phụ lục II.

Xem thêm: Hợp đồng có phải là văn bản hành chính không? loại hợp đồng?

+ Cách viết tắt tên văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục III.

Do đó, thể thức và kỹ thuật trình văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định số 30/2020 / nĐ-cp chứ không còn ở dạng văn bản thông tư như trước đây.

2. Các phần tử biểu mẫu chính:

Tên quốc gia và phương châm

a) Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: được viết in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm ở phía trên và bên phải của trang chủ website. Từ.

b) Tiêu đề “Độc lập-Tự do-Hạnh phúc”: được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, dọc, đậm và căn giữa dưới tên nước; viết hoa chữ cái đầu tiên của cụm từ, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang (-), và chữ có khoảng trắng; bên dưới có kẻ ngang, nét liền và độ dài bằng độ dài của văn bản.

c) Tên quốc gia và phương châm được trình bày trong Hộp 1 của Phần i, Phần iv của Phụ lục này. Hai dòng tên quốc gia và phương châm được hiển thị bằng một khoảng trắng.

Tên cơ quan hoặc tổ chức đã ban hành tài liệu

a) Tên của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức đầy đủ của chức danh của cơ quan, tổ chức hoặc quốc gia có đủ điều kiện để ban hành văn bản. Tên của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản, bao gồm tên của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan hoặc tổ chức quản lý trực tiếp, nếu có.

Xem thêm: Quy định về thể thức và kỹ thuật nộp hồ sơ pháp lý

Tên cơ quan, tổ chức trực thuộc chính quyền địa phương, tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Thị trấn nơi đặt trụ sở chính quyền trung ương hoặc xã, huyện, trụ sở của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp được viết tắt bằng cụm từ thông dụng.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và căn giữa tên cơ quan, tổ chức có trách nhiệm. Bước tiếp theo: có một đường kẻ ngang ở dưới cùng, một nét liền mảnh, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của văn bản, được đặt tương ứng với văn bản.

Tên của cơ quan hoặc tổ chức quản lý trực tiếp bằng chữ in hoa cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên của cơ quan hoặc tổ chức đã ban hành tài liệu và tên của cơ quan hoặc tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu trên một dòng. Nếu đó là tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thì tên của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp có thể được hiển thị trên nhiều dòng.

c) Tên của cơ quan hoặc tổ chức đã ban hành tài liệu được nêu trong Hộp 2 của Phần I, Mục iv của Phụ lục này.

Số, ký hiệu văn bản

a) Số tài liệu là số thứ tự của tài liệu do một cơ quan hoặc tổ chức phát hành trong vòng một năm và tài liệu được đăng ký tại văn phòng của cơ quan đó theo yêu cầu. Số tài liệu được viết bằng chữ số Ả Rập.

Nếu các hội đồng, ủy ban và cơ quan nhóm và tổ chức (sau đây gọi là cơ quan tư vấn) được ghi là “Cơ quan phát hành” và được phép sử dụng con dấu và chữ ký số của họ. , họ phải sử dụng hệ thống đánh số của riêng họ.

Xem Thêm: Nguyên tắc Xử lý Thủ tục Giấy tờ Hành chính và Pháp lý Khiếm khuyết

b) Các ký hiệu văn bản

Ký hiệu của tài liệu bao gồm chữ viết tắt của tên loại tài liệu và tên của cơ quan, tổ chức hoặc quốc gia được phép phát hành tài liệu. Đối với các văn bản chính thức, ký hiệu bao gồm tên viết tắt của tên cơ quan, tổ chức hoặc quốc gia đã ban hành công văn, cũng như chữ viết tắt của tên người soạn thảo hoặc khu vực cần giải quyết.

Tên viết tắt của tên cơ quan, tổ chức, đơn vị của từng cơ quan, tổ chức, lĩnh vực do người phụ trách cơ quan, tổ chức chỉ định ngắn gọn, dễ hiểu.

c) Số và ký hiệu của tài liệu được đặt bên dưới tên của cơ quan hoặc tổ chức đã ban hành tài liệu. Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, thẳng đứng, sau từ “số” có dấu hai chấm (:); các số nhỏ hơn 10 phải đặt trước dấu 0. Các ký hiệu của văn bản được thể hiện bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch ngang (-), không có dấu cách.

d) Các sách và ký hiệu của tài liệu được liệt kê trong Ô 3 của Phần i, Mục iv của Phụ lục này.

Địa điểm và thời gian xuất bản

a) Địa danh của văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở của cơ quan ban hành văn bản. Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan nhà nước ở địa phương là tên chính thức của đơn vị hành chính nơi đặt trụ sở chính của cơ quan ban hành văn bản.

Đơn vị hành chính đặt tên người, số hoặc sự kiện lịch sử thì phải điền đầy đủ tên đơn vị hành chính.

Xem thêm: Quy trình xây dựng, soạn thảo và xuất bản văn bản hành chính

Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân do Bộ Công an, Bộ Quốc phòng quản lý được thực hiện theo quy định của pháp luật. Bộ Công an và Bộ Quốc phòng.

b) Khi tài liệu được phát hành

Thời điểm ban hành văn bản là năm, tháng, ngày ban hành văn bản. Các tài liệu phải được phát hành đầy đủ; sử dụng chữ số Ả Rập cho các số ngày, tháng và năm; đối với các số dưới 10 ngày và cho tháng 1 và tháng 2, thêm số 0 ở đầu.

c) Địa điểm và thời gian xuất bản của văn bản được ghi trên cùng dòng với số và ký hiệu của văn bản, tại Ô số 4, Mục iv, Phần i của phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, in nghiêng; chữ cái đầu tiên của địa danh phải được viết hoa; địa chỉ được theo sau bởi dấu phẩy (,); tên địa điểm và ngày, tháng, năm ở dưới, căn giữa so với tên quốc gia và phương châm.

Nhập tên và tóm tắt văn bản

a) Tên loại tệp là tên của mỗi loại tệp được cơ quan hoặc tổ chức xuất bản. Tóm tắt văn bản là những câu hoặc cụm từ ngắn gọn tóm tắt nội dung chính của văn bản.

b) Tên loại và tóm tắt văn bản được thể hiện trong Ô 5a của Phần iv, Phần i của Phụ lục này, căn giữa theo chiều ngang của văn bản. Tên loại văn bản bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ in đậm. Nội dung văn bản trích xuất được đặt ngay dưới tên loại văn bản, hiển thị bằng chữ thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 và kiểu chữ đậm. Dưới đây là phần trích dẫn nội dung văn bản, kẻ ngang và liền nét bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của văn bản và đặt cân đối với văn bản.

Đối với văn bản chính thức, phần tóm tắt nội dung văn bản nêu tại Ô 5b Phần i Mục iv Phụ lục này, sau từ “v / v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ . Đứng; ký hiệu số và văn bản được căn giữa bên dưới, ký hiệu số và văn bản có khoảng cách dòng 6pt.

Xem thêm: 25 mẫu văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020 / nĐ-cp

Xem Thêm : Báo giá cạnh tranh là gì? (cập nhật 2022)

Nội dung văn bản

a) Cơ sở phát hành tài liệu

Trách nhiệm đăng bao gồm các văn bản nêu rõ thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành cũng như các văn bản nêu rõ nội dung và thẩm quyền của tổ chức. Căn cứ để ban hành văn bản phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu văn bản (trừ trường hợp quy định của pháp luật) hoặc quy định, không kể số hoặc chữ ký. thương hiệu, nhà phát hành).

Cơ sở xuất bản của tài liệu phải được trình bày bằng chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 13-14, tên loại và nội dung phần nội dung tóm tắt; phải thực hiện ngắt dòng sau mỗi cơ sở, dòng phải được kết thúc bằng dấu chấm phẩy (; ), và dòng cuối cùng phải được kết thúc bằng dấu chấm (.) Kết thúc.

b) Khi trích dẫn một tài liệu có liên quan lần đầu tiên, bạn phải chỉ ra loại, số, ký hiệu, thời gian xuất bản, tên của cơ quan hoặc tổ chức phát hành và văn bản được đưa ra trong trích dẫn là yếu (đối với luật và quy định , chỉ viết luật hoặc quy định loại tên và tên); trong các trích dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại, số và ký hiệu của tài liệu đó.

c) Bố cục phần nội dung: tùy theo tên loại và nội dung mà văn bản có căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục thành phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, chia hoặc được chia thành các phần, Các mục được liệt kê theo thứ tự từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

d) Đối với văn bản được sắp xếp theo mục, chương, mục, tiểu mục, bài, mục, chương, mục, tiểu mục, bài viết phải có tiêu đề. Tiêu đề là một cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục hoặc bài báo.

d) Phần, chương, phần, tiểu mục, điều, khoản, “phần”, điểm trong “chương” và số thứ tự của phần, phần được hiển thị trên một dòng riêng biệt, căn giữa, chữ thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, dọc, đậm. Chương và số chương sử dụng chữ số La mã. Chương và tên chương được ghi bên dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Xem thêm: Hướng dẫn về định dạng và kỹ thuật gửi các văn kiện của Đảng

e) Nội dung văn bản ở dạng chữ thường, căn đều cả hai lề, phông chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; thụt lề đầu tiên là 1 cm hoặc 1,27 cm khi nhập các dòng mới; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách dòng tối thiểu là một dòng và tối đa là 1,5 dòng.

g) Về nội dung, xem cột 6 của Phần iv của Phụ lục này.

Chức danh, họ tên và chữ ký của người ủy quyền

a) Chữ ký của người được ủy quyền là chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người được ủy quyền trên văn bản điện tử.

b) Các quyền của người ký kết được ghi như sau:

Trong trường hợp chữ ký tập thể, chữ viết tắt “tm”. trước tên của nhóm lãnh đạo hoặc tên của cơ quan hoặc tổ chức.

Viết tắt “q” khi được cấp quyền chính. Trước chức vụ của người phụ trách cơ quan, tổ chức, nếu thay mặt người phụ trách cơ quan, tổ chức ký thì phải ghi chữ viết tắt “kt”. trước vị trí của người đứng. Trường hợp chỉ định đại diện quản lý hoặc điều hành thì cấp phó ký thay cấp trưởng (cấp phó được chỉ định giám sát trong quy chế này vẫn phải ghi kt.>

Trong trường hợp chữ ký thừa, viết tắt là “tl”. Trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trong trường hợp chữ ký thừa, chữ viết tắt “tq.” phải được viết. Trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

c) Chức danh, chức danh và họ tên của người ký

Chức vụ ghi trong văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức trong cơ quan, tổ chức của người ký văn bản, không ghi cho những chức vụ không do nhà nước quy định.

Chức danh ghi trên văn bản do tổ chức tư vấn ban hành là chức vụ đứng đầu tổ chức tư vấn ký văn bản. Cơ quan tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức phải ghi rõ chức vụ của những người ký kết trong tổ chức tư vấn và chức vụ của họ trong cơ quan, tổ chức đó. Trường hợp cơ quan tư vấn không được sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh nghề nghiệp của những người ký trong cơ quan tư vấn.

Chức danh (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo quốc gia ban hành và người đứng đầu Bộ là Thủ trưởng hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng phải có đầy đủ chữ ký Ghi rõ chức danh (chức vụ) và tên cơ sở, tổ chức nơi đặt trụ sở của lãnh đạo Bộ phía trên tên.

Họ và tên của người ký văn bản bao gồm họ, chữ đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ và tên của người ký, không viết các chức danh danh dự như học vị, học vị. Văn bản của Lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định có ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ và tên người ký.

d) Hình ảnh, vị trí của chữ ký số của người ủy quyền là hình ảnh của chữ ký của người ủy quyền trên tài liệu giấy, màu xanh lam, với nền trong suốt ở định dạng Đồ họa Web Di động (.png); căn chỉnh vị trí của người ký với tên người ký.

d) Quyền hạn và tư cách của người ký được thể hiện trong Ô 7a của Phần iv, Phần i của Phụ lục này; các vị trí khác của Người ký được thể hiện trong Ô 7b của Phần i, Mục iv của Phụ lục này ở trên tên đầy đủ; các chữ viết tắt có thẩm quyền như: “t m”, “q”, “kt”, “tl”, “tuq”. Quyền hạn, chức vụ của người ký được thể hiện bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đậm.

Chữ ký của người ủy quyền được thể hiện trong Ô 7c của Phần i, Mục iv của Phụ lục này.

Tên người ký văn bản được thể hiện tại Ô 7b Phần i Mục iv Phụ lục này, chữ viết thường, cỡ chữ 13 đến 14, đậm, căn giữa về thẩm quyền và chức danh của người ký.

Con dấu, chữ ký điện tử của cơ quan hoặc tổ chức

a) Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh đóng dấu của cơ quan, tổ chức đã ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước thực của dấu, kích thước thước, nền trong suốt. (.png) định dạng, lớp phủ bên trái Khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số được ủy quyền ở bên cạnh.

b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên tệp đính kèm tệp chính như sau: tệp đính kèm tệp có nội dung tương tự như tệp điện tử, văn thư cơ quan chỉ ký điện tử trên tệp và thực hiện. không ký điện tử trên tệp đính kèm Chữ ký; văn bản này không giống với nội dung của văn bản điện tử, tức là văn thư của cơ quan thực hiện cơ quan, tổ chức ký số trên tệp đính kèm.

Vị trí: Trên cùng, trên cùng bên phải, trang đầu tiên của văn bản bổ sung.

Hình ảnh về chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức: không được hiển thị.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian chữ ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được hiển thị theo phông chữ giờ la mã mới, chữ thường, chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

c) Con dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thể hiện tại Ô 8 Phần 1 Mục iv Phụ lục này.

Vị trí nhận

a) Nơi nhận tài liệu, bao gồm: nơi nhận tài liệu; nơi nhận kiểm tra, theo dõi, báo cáo, trao đổi công việc và hiểu rõ; người nhận lưu tài liệu.

b) Đối với báo cáo, tờ trình (từ cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên; đây là quy định mới đối với báo cáo từ cấp dưới lên cấp trên, phải từ cấp dưới gửi lên. . Nội dung báo cáo) và công văn, người nhận gồm:

Phần đầu gồm từ “kính thưa” tiếp theo là tên cơ sở, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai gồm từ “nơi nhận”, phần sau là từ “giống như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác có liên quan.

c) Đối với các văn bản khác, nơi nhận bao gồm dòng chữ “nơi nhận” và danh sách cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

d) Nơi nhận được nêu trong Hộp 9a và 9b, mục iv, phần i của phụ lục này, bao gồm:

Cột 9a Nơi nhận (áp dụng đối với báo cáo, tờ trình, công văn của cơ quan cấp dưới, cơ quan cấp trên của cơ quan, tổ chức): chữ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản. được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ Từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; “Kính gửi” sau dấu hai chấm (:). Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân thì từ “Kính gửi” phải kèm theo tên cơ quan, tổ chức, cá nhân; nếu văn bản được gửi cho hai hoặc nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi Tên của tổ chức, tổ chức hoặc cá nhân nên được hiển thị riêng biệt. Dấu đầu dòng (-) ở đầu, dấu chấm phẩy (;) ở cuối và dấu chấm (.) Ở cuối dòng cuối cùng; các dấu đầu dòng được căn chỉnh với nhau dưới dấu hai chấm (:). Phần người nhận tại ô 9b (áp dụng chung cho tất cả các loại hồ sơ): từ “biên nhận” xuất hiện trên một dòng riêng (tương đương với các từ như “thẩm quyền và vị trí của người ký”, gần dấu), theo sau là dấu hai chấm (:) , chữ thường, cỡ chữ 12, nghiêng, đậm; danh sách các cơ sở, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được thể hiện bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kẻ dọc; từng cơ sở, tổ chức, tên đơn vị, cá nhân hoặc tập thể cơ quan, tổ chức, đơn vị nên hiển thị riêng biệt, có gạch đầu dòng (-) ở đầu dòng, sát lề trái, cuối dòng. Với dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng chứa từ “save”, tiếp theo là dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “vt”, dấu phẩy (,), tên viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản sao và một dấu chấm ở cuối (.).

Kết luận: Trên đây là thể thức và hướng dẫn kỹ thuật trình văn bản hành chính năm 2020 theo quy định tại Nghị định số 30/2020 / nĐ-cp về thủ tục giấy tờ. Trước khi Nghị định số 30 có hiệu lực, thể thức và kỹ thuật trình văn bản hành chính được thực hiện theo các quy định tại Nghị định số 110/2004 / nĐ-cp, Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP và thông báo bởi Nghị định số 2. Thông báo số 01/2011 / tt-bnv và số 01/2019 / tt-bnv.