Các CÁCH THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRÊN EXCEL MỚI NHẤT 2021

Các CÁCH THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRÊN EXCEL MỚI NHẤT 2021
Shop sổ theo dõi công nợ đơn vị

Chắc hẳn các kế toán viên đã quá thân thuộc với bảng theo dõi công nợ khách hàng trong quá trình học và thực hành nghiệp vụ của mình. Hôm nay, Gitiho sẽ giới thiệu cho các bạn một thủ thuật lập bảng theo dõi công nợ phải thu khách hàng sử dụng phần mềm Microsoft Excel nhằm tối ưu hóa thời gian và thao tác trong công việc.

Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Bạn đang xem: sổ theo dõi công nợ

Để lập được bảng theo dõi này, trước hết bạn cần thực sự hiểu được những điều tổng quan về bảng theo dõi công nợ khách hàng.

Mục tiêu và chức năng của bảng theo dõi công nợ phải thu khách hàng

Đối với các khách hàng, đơn vị có phát sinh giao dịch trong kỳ kế toán với công ty, kế toán của công ty đó cần phải luôn sát sao tình hình biến động về các khoản nợ, khoản thu đối với các khách hàng này. Dựa trên những thông tin đó, các nhà lãnh đạo hay những người có thẩm quyền cao hơn có thể đưa ra các quyết định về chính sách, điều khoản thanh toán, thời hạn nợ, chiết khấu, khuyến mãi với các khách hàng đó.

Chứng từ tham chiếu với Bảng theo dõi này là Bảng kê chi tiết công nợ phải thu khách hàng.

Bảng theo dõi bao gồm nhiều dòng, mỗi dòng đại diện cho 1 khách hàng của công ty. Hay nói cách khác, công ty, đơn vị có bao nhiêu khách hàng thì bảng (sổ) theo dõi công nợ phải thu cũng cần có từng đó dòng.

*Xem thêm: NGHỀ KẾ TOÁN, ĐƯỢC GÌ VÀ MẤT GÌ?

Mẫu bảng theo dõi công nợ phải thu khác hàng

Bảng theo dõi công nợ phải thu khách hàng cần tuân thủ một số nguyên tắc kế toán như phản ánh được những thông tin như số dư đầu và cuối kỳ, số phát sinh Nợ, Có trong kỳ. Ngoài ra, tùy theo nhu cầu sử dụng và đặc điểm đối tượng khách hàng cũng như quá trình theo dõi mà các công ty, đơn vị có thể tùy chỉnh các chỉ tiêu cho hợp lý.

Hãy cùng nhìn qua mẫu Bảng theo dõi công nợ phải thu dưới đây:

CÁCH THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRÊN EXCEL MỚI NHẤT 2021

Cách thao tác thực hiện theo dõi công nợ phải thu khách hàng trên Excel

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu (data)

Bạn cần chuẩn bị dữ liệu (data) để có thể thực thiện thao tác lập bảng. Hãy chuẩn bị bảng kê chi tiết giao dịch phát sinh của khách hàng trong kỳ (bảng nhập liệu hàng ngày) như sau:

CÁCH THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRÊN EXCEL MỚI NHẤT 2021

Và bảng Danh mục khách hàng kèm theo số dư đầu kỳ của từng khách hàng

CÁCH THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRÊN EXCEL MỚI NHẤT 2021

Bước 2: Xác định các hàm Excel cần sử dụng

Theo Gitiho, bạn đọc nên sử một một số hàm Excel sau để lập bảng (sổ) theo dõi công nợ phải thu khách hàng:

  1. Để tính số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ ta sử dụng hàm VLOOKUP, SUMIFS
  2. Để tối ưu và đảm bảo dữ liệu chính xác khi thay đổi khoảng thời gian thì ta sử dụng thêm các hàm MIN, MAX

*Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm trong các trường được tính toán

Bước 3: Đặt tên vùng dữ liệu

Có thể bạn quan tâm: Những IELTS 7.0 là cao hay thấp? và làm được gì với bằng IELTS 7.0?

Để công thức dễ theo dõi hơn thì mình có đặt tên cho các vùng dữ liệu trong trang tính dữ liệu (mang tên DATA), cụ thể như sau:

CÁCH THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRÊN EXCEL MỚI NHẤT 2021

*Xem thêm: Cách đặt tên cho ô hoặc vùng dữ liệu Excel

Bước 4: Tính số dư đầu kỳ

Để thiết kế bảng theo dõi công nợ phải thu này có thể linh hoạt thay đổi số liệu khi bạn thay đổi khoảng thời gian nên số dư đầu kỳ ở đây là số dư tính tới trước thời điểm từ ngày (G7).

Bạn cần điền công thức vào ô E12 (mục Nợ đầu kỳ) như sau:

=MAX(VLOOKUP(C12,DMKH!$A$3:$H$6,7,0) -VLOOKUP(C12,DMKH!$A$3:$H$6,8,0)+SUMIFS(SO_TIEN,CT_NO,C12,NGAY_GS,”<” & $G$7) – SUMIFS(SO_TIEN,CT_CO,C12,NGAY_GS, “<” &$G$7),0)

Và công thức ở ô E13 (Có đầu kỳ) như sau:

=-MIN(VLOOKUP(C12,DMKH!$A$3:$H$6,7,0) -VLOOKUP(C12,DMKH!$A$3:$H$6,8,0)+SUMIFS(SO_TIEN,CT_NO,C12,NGAY_GS,”<” & $G$7) – SUMIFS(SO_TIEN,CT_CO,C12,NGAY_GS, “<” &$G$7),0)

Bạn có thể thấy, 2 công thức trên về cơ bản là giống nhau, thay vì hàm kết hợp hàm MAX để xác định số dư bên Nợ thì số dư bên Có bạn thay MAX = -MIN.

CÁCH THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRÊN EXCEL MỚI NHẤT 2021

Nếu bạn thay đổi ngày tháng trong ô G7, thì số dư ở ô này luôn luôn đúng là số dư tính tới thời điểm trước từ ngày (hay chính là NGAY_GS)

*Xem thêm: Tải về bài tập Excel có lời giải (Hướng dẫn cách dùng hàm IF, ROUND, SUM, MIN, MAX, AVERAGE)

Bước 5: Tính số phát sinh trong kỳ

Công thức với số phát sinh trong kỳ sẽ đơn giản hơn các công thức trước như sau:

Với số dư bên Nợ (G12)

=SUMIFS(SO_TIEN,CT_NO,C12,NGAY_GS,”>=” & $G$7, NGAY_GS, “<=” & $G$8)

Với số dư bên (H12):

Xem thêm: Những chứng chỉ tiếng anh châu âu

=SUMIFS(SO_TIEN,CT_CO,C12,NGAY_GS,”>=” & $G$7, NGAY_GS, “<=” & $G$8)

Tính tổng số tiền với điều kiện NGAY_GS nằm trong khoảng từ ngày – đến ngày. Ta có kết quả như hình:

CÁCH THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRÊN EXCEL MỚI NHẤT 2021

Bước 6: Tính số dư cuối kỳ

Bạn cần điền các công thức tính sau:

Tại ô I12 (số dư cuối kỳ bên Nợ)

=MAX(E12+G12-F12-H12,0)

Sau khi đã điền hết các công thức vào các ô tương ứng ở dòng đầu tiên trong Bảng. Bạn chỉ cần FillDown các công thức đó xuống các ô tương tự ở các dòng dưới (mỗi dòng tương ứng là 1 khách hàng). Sau đó tộng cổng cuối Bảng bằng hàm SUM là đã hoàn tất.

*Xem thêm: CHUYỆN KẾ TOÁN – NGHỀ “ĐẾM TIỀN” VÀ CÁM DỖ

Kết luận

Hy vọng qua bài viết trên có thể giúp bạn nắm được kiến thức về kế toán công nợ trên Excel để có thể lập bảng theo dõi công nợ khách hàng. Gitiho chúc bạn ứng dụng thành công!

Bên cạnh đó, để nắm được những kiến thức cơ bản nhất về Excel cũng như nâng cao kỹ năng Excel của mình hơn nữa, các bạn hãy tham gia khoá học Excel của Gitiho để nắm được tất cả các công cụ của Excel và ứng dụng chúng một cách hiệu quả trong công việc nhé.

Đọc thêm những bài viết khác của chúng mình ở dưới đây:

IFRS là gì ? Tại sao Kế toán hiện đại cần có IFRS ? Cơ hội việc làm của Kế toán IFRS

12 Nguyên lý căn bản trong kế toán cho người mới bắt đầu

Cách tính tuổi nghỉ hưu theo lộ trình mới nhất 2021

Kiến thức về nguồn vốn và tài sản mà mọi kế toán viên cần biết

KẾ TOÁN CÔNG NỢ LÀ GÌ? TÌM HIỂU VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ

Tham khảo: Các Cách làm Slide tự chạy trong PowerPoint

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *