Bạn đang xem: Cách sử dụng Mail Merge trong Excel, có ví dụ cụ thể Tại DongnaiArt

Trong bài viết này, gitiho sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về tính năng này và hướng dẫn từng bước để sử dụng kết hợp thư. Hãy theo dõi để biết cách sử dụng tính năng thực sự thú vị này trong excel!

Kết hợp thư là một công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian khi bạn có nhiều dữ liệu cần chuyển đổi từ excel sang word. Phối thư giúp bạn nhanh chóng tạo hàng loạt tệp trong Word bằng cách hợp nhất thông tin của bạn trong một trang tính excel. Công cụ này là cần thiết cho kế toán hoặc nhân sự, những người cần in nhãn, phiếu lương hoặc thư mời với số lượng lớn.

Chuẩn bị dữ liệu excel để phối thư

Khi bạn thực hiện phối thư, tệp excel được kết nối với tài liệu phối thư từ. Microsoft Word sẽ lấy trực tiếp tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận từ bảng tính excel.

Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng tệp excel đã chứa tất cả thông tin bạn muốn, bao gồm họ, tên, lời chào, mã zip, địa chỉ … Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ, chỉ liên hệ hoặc khác thông tin, bạn cần thực hiện các thay đổi hoặc bổ sung trong trang tính excel trước khi phối thư.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ muốn kiểm tra thông tin quan trọng sau:

1. Các cột trong trang tính excel phải khớp với phần được sử dụng trong phối thư. Ví dụ: nếu bạn muốn gọi người đọc của mình bằng tên, hãy đảm bảo tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo khu vực hoặc thành phố, hãy chỉ định rằng bạn đã có hai cột khu vực và thành phố riêng biệt.
2. Nếu tệp excel chứa ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng số, ngày tháng và đơn vị tiền tệ chính xác. Bạn cần kiểm tra kỹ định dạng ngày tháng trong dd / mm / yyy để thứ tự ngày tháng không nhảy sang mm / dd / yy khi hợp nhất.
3. Nếu bạn đã tạo một trang tính excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc .txt, hãy sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản .

Xem thêm: Cách sử dụng phối thư trong excel mà không cần mở từ

Hướng dẫn trộn thư từ excel sang word

Khi bạn đã hoàn thành và kiểm tra lại trang tính excel, bạn đã sẵn sàng để phối thư. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ trộn thư với danh sách người nhận trong word 2010 và tương tự cho word 2013.

1. Nếu bạn đã soạn thảo một bức thư, bạn có thể mở một tài liệu word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.
2. Chọn loại kết hợp thư bạn muốn. Đi tới Thư> Bắt đầu trộn thư và chọn loại kết hợp thư – Thư ( Thư ), Email ( Thư email ), Dấu ( > Thư email ) strong> label … strong>), phong bì ( phong bì … ) hoặc tài liệu ( tài liệu từ thông thường ). Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn chữ cái .



1. Chọn người nhận. Chọn người nhận trong Thư & gt;> Sử dụng Danh sách Hiện có …



1. Kết nối trang tính excel và tài liệu word. Bằng cách thiết lập kết nối giữa excel và word, hãy đảm bảo rằng mỗi khi dữ liệu người nhận trên tệp excel được thay đổi, nguồn dữ liệu phối thư sẽ tự động được cập nhật.

Trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu , tìm trang tính excel và nhấp vào Mở . Nếu từ yêu cầu bạn chọn từ một bảng, hãy chọn từ đó và nhấp vào OK.



1. Nếu bạn chỉ muốn thêm một số người nhận từ bảng tính excel, hãy nhấp vào nút Chỉnh sửa danh sách người nhận trong nhóm Bắt đầu kết hợp thư .

.



Hộp thoại Người nhận phối thư ¸ Chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc xóa người nhận khỏi phối thư.



Lưu ý: Bạn cũng có thể sắp xếp và lọc danh sách người nhận cũng như xác nhận email bằng cách nhấp vào tùy chọn Xác minh địa chỉ … trong phần địa chỉ. strong> tinh chỉnh danh sách người nhận .

Do đó, chúng tôi đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sàng điền vào thông báo. Nhập các chữ cái mẫu thành từ hoặc sao chép / dán từ các nguồn khác.

1. Thêm khoảng trắng. Bạn cần chỉ định nơi nhập địa chỉ khối địa chỉ và dòng lời chào dòng lời chào . Viết & amp; Chèn Trường trong Thư . thẻ

.



Tùy thuộc vào vị trí cần điền, một hộp thoại sẽ mở ra với nhiều tùy chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, xác nhận kết quả trong phần đó và nhấn OK. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái / phải để chuyển đến bản xem trước của người nhận trước đó / tiếp theo.

Xem Thêm : đơn xin đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện



Khi hoàn tất, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như hình dưới đây:



Đối với một số chữ cái, chỉ cần thêm khối địa chỉ và dòng lời chào . Khi lá thư này được in ra, tất cả các bản sao đều giống hệt nhau, ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.

Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đặt dữ liệu người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh cá nhân. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Chèn trường hợp nhất và chọn dữ liệu để chèn từ danh sách thả xuống.



1. Xem trước tin nhắn. Để đảm bảo dữ liệu người nhận được hiển thị chính xác trong thư, hãy nhấn nút Xem trước kết quả trên Gửi thư .



Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái / phải để xem từng tin nhắn có chứa dữ liệu người nhận.



1. Hoàn tất phối thư. Khi hài lòng, nhấn kết thúc & amp; Hợp nhất trong nhóm Kết thúc để chọn in hay gửi thư.



Nhấp vào Chỉnh sửa một tài liệu nếu bạn muốn chỉnh sửa trước khi in hoặc gửi qua email. Một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể thay đổi từng phần của chữ cái nếu cần.

1. Sao lưu văn bản phối thư. Bạn có thể sao lưu tệp phối thư giống như tệp word thông thường bằng cách nhấn nút Lưu hoặc nhấn phím ctrl + s .

Sau khi sao lưu, tệp sẽ luôn được kết nối với danh sách trong excel. Khi bạn muốn kết hợp thư lại văn bản, hãy mở nó và nhấn có khi word yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.



Ngoài tùy chọn Kết hợp Thư trên thanh công cụ, Microsoft Excel cung cấp chức năng tương tự trong Trình hướng dẫn Kết hợp Thư .

Bạn có thể đi tới Thư & gt; Bắt đầu Hợp nhất Thư> Trình hướng dẫn Hợp nhất Thư từng bước …



Khi bạn nhấp vào nó, Trình hướng dẫn kết hợp thư sẽ xuất hiện ở bên phải của màn hình và hướng dẫn bạn từng bước kết hợp thư.



Xem thêm: Cách định dạng ngày, đơn vị tiền tệ và số khi thực hiện phối thư trong word

Cách kết hợp tin nhắn với ngày tháng, đơn vị tiền tệ và các số khác

Khi hợp nhất các email, hãy chú ý đến các giá trị như ngày tháng, đơn vị tiền tệ, số, v.v. Trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách định dạng các giá trị này.

Định dạng các giá trị có chứa số không, chẳng hạn như mã bưu điện trong excel:

Để không mất các số 0 ở đầu khi hợp nhất thư, bạn có thể chỉ cần định dạng cột mã zip dưới dạng văn bản trong excel.

1. Chọn cột Mã ZIP, nhấp chuột phải và chọn Định dạng ô … từ danh sách thả xuống.

Xem Thêm : mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng anh



1. Trong tab số , chọn văn bản và nhấn OK.



Sử dụng Trao đổi dữ liệu động để hợp nhất tin nhắn với ngày và số

Nếu bảng excel chứa ngày tháng, số thập phân và đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng Trao đổi dữ liệu động để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng chính xác sau khi hợp nhất các email.

1. Đi tới Tệp & gt; Tùy chọn & gt; Nâng cao .
2. Cuộn xuống chung , chọn xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở và nhấp vào ok.

Làm theo hướng dẫn trong phần trước để bắt đầu phối thư.

Khi bật DDI , bạn có thể nhận được một số yêu cầu, chỉ cần nhấn Có hoặc OK. Như với trộn thư thông thường, chỉ khác là chọn nguồn dữ liệu, tiếp tục các bước sau.

1. Khi chọn người nhận, hãy nhấp vào Thư> Chọn người nhận> Sử dụng danh sách hiện có như bình thường .
2. Tìm kiếm trang tính, nhấp đúp để chọn ms excel worksheet qua dde (* .xls) , sau đó nhấp vào OK.

Chú ý. Nếu tùy chọn ms excel worksheet through dde (* .xls) không xuất hiện, hãy kiểm tra Chọn tất cả ở góc dưới bên trái.

1. Nhấp vào Toàn bộ bảng tính , sau đó OK.

Giờ đây, bạn có thể tiếp tục hợp nhất các thư như bình thường.

Chú ý. Để ngăn thông báo hiển thị mỗi khi tệp dữ liệu được mở, hãy bỏ chọn xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi đang mở ( tùy chọn từ & gt; nâng cao & gt; chung ) kết nối với danh sách gửi thư.

Xem thêm: Cách sử dụng tính năng trộn thư để hợp nhất văn bản trong word

Định dạng ngày, giờ, số và đơn vị tiền tệ khi hợp nhất thư trong word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hoặc đơn vị tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn phối thư excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong tài liệu word.

1. Chọn vùng phối thư bạn muốn định dạng. Chúng có thể là ngày, đơn vị tiền tệ, tỷ lệ phần trăm hoặc các phạm vi khác.
2. Nhấn shift + f9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ: nếu bạn chọn khu vực tiền tệ , bạn sẽ thấy {tiền tệ hợp nhất}.
3. Thêm một trong các ký hiệu trong bảng bên dưới. Ví dụ: nếu bạn muốn 3000 xuất hiện dưới dạng $ 3000, việc thêm # $, 0 sẽ hiển thị mã sau: {mergefield currency # $, 0}
4. Nhấn f9 để cập nhật khu vực. Sau đó nhấn shift + f9 để xem kết quả.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và tỷ lệ phần trăm

Chú ý. Bạn có thể thay thế biểu tượng $ bằng một biểu tượng tiền tệ khác, € hoặc £.

Định dạng ngày và giờ

Bạn có thể sử dụng d, m, y cho ngày và giờ, nhưng hãy nhớ m cho tháng và m cho phút.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng định dạng có điều kiện với ngày tháng trong excel

Thay đổi định dạng của ngày và giờ hiện tại

Nếu bạn thêm trường Ngày và Giờ vào văn bản phối thư hiển thị thời gian hiện tại, bạn có thể thay đổi định dạng của nó.

1. Chọn trường Ngày hoặc Thời gian mà bạn muốn thay đổi định dạng.
2. Nhấn shift + f9 để hiển thị mã vùng. Nếu chọn trường ngày , bạn sẽ thấy {date @ “m / d / yyyy”}
3. Nhấp chuột phải vào khu vực và chọn Chỉnh sửa Trường từ danh sách các tùy chọn.
1. Trong hộp thoại Trường , đảm bảo hộp Tên trường được định dạng là Ngày . Chọn định dạng mong muốn ở Định dạng ngày tháng và nhấn OK.



Lưu ý: Nếu bạn muốn duy trì định dạng trên các bản cập nhật, hãy chọn hộp Giữ nguyên định dạng trong khi cập nhật ở góc dưới bên trái của cửa sổ hộp thoại. p>



Một số phím tắt kết hợp thư

Xem thêm: Cách tính thời gian làm việc giữa hai thời điểm cụ thể theo ngày chính xác

Kết luận

gitiho hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn tạo mail tự động từ dữ liệu excel sang word một cách dễ dàng nhất – chức năng trộn thư. Để có thể nâng cao kiến ​​thức excel của bạn từ cơ bản đến nâng cao, hãy đăng ký tham gia các khóa học excel xuất sắc của gitiho:

Tham gia khóa học và bạn sẽ học các kỹ năng xuất sắc với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm. Bạn sẽ được hướng dẫn tận tình nhất. Bất cứ khi nào bạn có thắc mắc trong khóa học mà bạn không hiểu, hãy đặt câu hỏi trong phần bình luận và chúng tôi sẽ nhận được câu trả lời trong vòng 24 giờ. Chúc may mắn với các nghiên cứu của bạn!

Nguồn n: canbits, được dịch và chỉnh sửa bởi gitiho.com