Bạn đang xem: Bật mí cách viết email gửi báo cáo cho sếp chuyên nghiệp Tại DongnaiArt

Cách viết email để gửi báo cáo cho sếp của bạn có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nó không quá phức tạp nếu bạn làm theo các mẹo được tiết lộ ở đây bởi jobgo!

Ghi điểm ngay từ tiêu đề

Dòng tiêu đề là phần đầu tiên của email mà người nhận nhìn thấy và là điều kiện tiên quyết để thu hút sự chú ý của sếp. Thông thường, cấp trên nhận được rất nhiều email trong ngày. Để tránh trôi dạt, tiêu đề của bạn cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tiêu đề phải ngắn gọn và dễ hiểu, không quá 10 từ và thông tin quan trọng phải được ưu tiên trước
• Đảm bảo tiêu đề ngắn gọn, cụ thể và có trọng tâm, và các ký tự như – có thể được sử dụng; /; [] được phân tách và làm nổi bật thông tin quan trọng
• Sử dụng các ký hiệu: trả lời; khẩn cấp; chú ý; .. để giúp người đọc nhanh chóng xác định bản chất của email của bạn.

Ví dụ:

• Biên bản cuộc họp [20 tháng 5 năm 2021];
• Hợp đồng mua bán ngày 5 tháng 10 năm 2021;
• Ngân sách quảng cáo cho tháng 5 năm 2021,……

Mở đầu bằng lời chào trang trọng

Xem Thêm : List Chứng chỉ nghề lái xe là gì, thi chứng chỉ nghề có bắt buộc không?

Không giống như email cho bạn bè hoặc đồng nghiệp, nội dung email cho sếp của bạn sẽ tăng tính chuyên nghiệp và trang trọng. Bạn cần đảm bảo trau chuốt tỉ mỉ ngay từ đầu lời chào, vì đây là điều sẽ giúp bạn gây ấn tượng mạnh hoặc mất thiện cảm với sếp.

• Lời chào, theo tính cách của người lãnh đạo, bạn có thể tham khảo một số cách mở đầu email, chẳng hạn như: “Dear mr / ms [leader name]” “Dear mr / ms [leader name]” ”
• “Thưa ông / bà [tên lãnh đạo] – [chức danh + tên công ty]

* Lưu ý: Không đưa lời chào vào nội dung email, không sử dụng biệt hiệu hoặc chỉ họ và tên trong lời chào email

Văn bản “đúng” và “đầy đủ”

Đối với phần nội dung của email, bạn nên làm theo một mẫu nhất định. Phần nội dung, jobgo gợi ý cho bạn cách viết email để gửi báo cáo cho sếp như sau:

• Trước tiên, bạn nên giới thiệu bản thân (nếu sếp của bạn chưa biết bạn) và giải thích lý do bạn gửi email
• Tiếp theo, bạn nên trình bày Báo cáo của mình. Chỉ nói những gì cần thiết và tránh những thông tin không liên quan.
• Nếu có câu hỏi nào trong báo cáo cần được phê duyệt / câu trả lời, bạn nên đề cập chúng ở cuối phần nội dung và kết thúc bằng câu hỏi như “Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn”; hoặc “Rất mong nghe từ bạn. “lá thư”. Đừng quên đính kèm các tệp liên quan và đặt tên cho từng tệp để dễ phân biệt!

Chữ ký chuyên nghiệp

Chữ ký là mục cuối cùng xuất hiện trong email của bạn. Về cơ bản, nó không phải là một phần thiết yếu của email, vì vậy nó thường bị bỏ qua. Tuy nhiên, trong môi trường công sở, bạn phải cẩn thận những điều này để gây ấn tượng với cấp trên và đồng nghiệp. Mẫu chữ ký phải bắt đầu bằng “ trân trọng “, “ cảm ơn “, “ trân trọng ” theo sau là tên đầy đủ, chức danh và thông tin liên hệ của tác giả. .

Cẩn trọng từ những yếu tố nhỏ nhất

Xem Thêm : làm chứng chỉ hành nghề kỹ sư định giá

Có một số điều cần lưu ý khi viết email để gửi báo cáo cho sếp của bạn:

• Đảm bảo có một email chuyên nghiệp. Nếu bạn chưa nhận được email từ doanh nghiệp của mình, bạn nên tạo một email mới với thông tin về tên và tên doanh nghiệp của bạn. Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm như một hình mẫu!
• Không trình bày dài dòng, lan man hoặc cấu trúc câu khó hiểu. Nếu không cảm thấy thoải mái khi thảo luận vấn đề trong email, bạn nên thảo luận với cấp trên của mình và lên lịch trò chuyện trực tiếp để giải quyết vấn đề
• Trong hộp Tới, bạn cần thực hiện chắc chắn rằng bạn nhập nó một cách chính xác. Địa chỉ email của người giám sát. Sau đó, bạn có thể cân nhắc gửi nó cho các bộ phận / cá nhân có liên quan. Có hai tính năng ở góc trên bên phải của dòng này, CC và BCC:

(1) Chọn Cc : khi bạn gửi cho người khác, họ có thể xem danh sách người gửi

(2) Chọn BCC : Khi bạn không muốn người nhận biết danh sách bạn đã gửi nhưng vẫn nhận được một bản sao của email cho sếp của bạn.

Tùy trường hợp, bạn có thể chọn chức năng gửi phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn khai báo thông tin một cách minh bạch và rõ ràng thì hãy chọn CC trước nhé!

Học cách viết email báo cáo sếp một cách chuyên nghiệp và bạn sẽ không chỉ đảm bảo năng suất làm việc mà còn thể hiện sự tôn trọng với cấp trên. Hãy làm tăng giá trị của người bạn thân nhất của bạn từ những yếu tố đơn giản này. Chúc bạn một ngày vui vẻ và đừng quên ghé thăm Jobgo.vn hàng ngày để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé.